Gestão documental em prontuários médicos

Os prontuários médicos são documentos de grande importância em hospitais, clínicas ou mesmo em faculdades de medicina, pois fornecem informações a respeito dos pacientes, sendo utilizados como prova ou pesquisa para futuros estudos de caso sobre doenças raras, servido assim a literatura médica presente em artigos de revistas, dissertações e teses. Assim como os processos judiciais, documentos administrativos e contábeis de empresas públicas ou privadas, os prontuários médicos também obedecem a legislação arquivística, devem ser arquivados de forma correta e respeitar os prazos de guarda estipulados pela tabela de temporalidade na área de saúde, deve ser preservado por aproximadamente 20 anos. O arquivamento dos prontuários médicos é realizado da mesma forma que os outros documentos e segue aos critérios:

1. Desmembramento das páginas;
2. Se necessário, fazer a limpeza, remoção de grampos, clips, fitas adesivas existentes nas páginas ou grupos de páginas do documento;
3. No caso de páginas danificadas, se possível fazer os devidos remendos;
4. Fazer a seleção e ordenação das páginas geralmente por data decrescente;
5. Classificação dos prontuários médicos através de sistemas de classificação permitirá a futura identificação, localização e consulta do documento;
6. A guarda do documento em caixas de arquivos devidamente rotulada e com identificação por: código de localização, nome da instituição, data de entrada, palavras-chave e a descrição do conteúdo;
7. A indexação dos prontuários médicos consiste no registro das principais informações contidas no documento, tais informações são armazenadas num sistema de informações e podem ser recuperadas pelo usuário a qualquer tempo.

Apresentamos aqui os principais critérios de arquivamento para o modelo impresso dos prontuários médicos, que também se aplica a outros tipos documentais. No entanto, os prontuários médicos ao contrário dos processos judiciais ou documentos contábeis quando digitalizados não podem ser descartados sua versão impressa, ou seja, o prontuário médico impresso deve conviver com o modelo digital. A razão de se manter a versão impressa, sob o ponto de vista da classe médica é a confiabilidade e poder probatório do documento. Mas a tendência natural é o acesso ao documento de forma eficiente e rápida por meio da digitalização, que tem como vantagem a economia de espaço físico, devido a redução da pilhas de papéis, que a médio prazo gera uma enorme queda nos custos operacionais. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) aplicado em prontuários médicos reflete diretamente no meio ambiente, com a diminuição na devastação das florestas, poluição de rios e emissão de gases poluentes provenientes das indústrias de celulose. a digitalização de documentos tem como objetivo, não só prover o acesso simultâneo, mas também um caráter ecológico pautado na sustentabilidade.

Creio que em pouco tempo a legislação arquivística, que certamente é de interesse dos conselhos de medicina, reconhecerá o prontuário médico digital como documento oficial e de caráter probatório, deixando plenamente o uso da versão impressa de lado. Enquanto isto não ocorre, manter estes documentos organizados fisicamente nos arquivos é a melhor forma de acessá-los.