O uso das redes sociais nas empresas

Cada vez mais as redes sociais estão presentes em nossas vidas, seja para conhecermos alguém, apresentar nossas opiniões, sugestões e insatisfações políticas e sociais. Mas as redes sociais foram além disso e começaram a exercer um papel preponderante dentro das empresas. Como ferramenta de marketing as redes sociais auxiliam na propagação de produtos e serviços, sendo que os Blogs, Sites de relacionamento, Wikis aglomeram milhões de pessoas em todo mundo. Através do perfil de cada pessoa ou grupo de pessoas é possível traçar seus gostos e preferências e assim criar uma campanha direcionada, outra forma de tornar as redes sociais mais rentável é o uso de propaganda em suas páginas. Na verdade as redes sociais representam   um novo paradigma publicitário, que não veio substituir as antigas formas de se fazer publicidade, tais como: radio, TV, Outdoors, jornais, revistas impressas e outros. A relação produto e cliente nas redes sociais segue o mesmo modelo das outras mídias, que se baseia na oferta e procura pautado no custo x benefício e no 4 Ps (produto, preço, promoção, praça (ponto de venda) porém com muito mais agilidade e eficiência. Aqui falamos um pouco da redes sociais como uma ferramenta essencial para as empresas obterem maior competitividade no mercado, além de servir como instrumento para melhorar a imagem das organizações perante a sociedade. Mas como fica a relação entre os funcionários e as redes sociais nas empresas? proibir ou não proibir o uso delas no ambiente de trabalho? essa é uma questão bastante delicada, que vai depender da decisão dos diretores e gerentes. Os diretores e gerentes podem aceitar ou não que seus colaboradores utilizem as redes sociais, dependendo das vantagens oferecidas e o grau de conhecimento que os "chefes" tem a cerca destas ferramentas. Portanto, um gerente que domina muito bem as redes sociais, provavelmente permitirá seu uso pelos funcionários com menor restrição, ao contrário daquele que não detém o conhecimento  das redes. Independente da liderança dominar ou não a redes sociais é preciso criar regras na sua utilização, justamente para evitar o comprometimento da produtividade, assim estabelecer regras escritas e disseminadas quanto ao tempo de uso. Outro caminho é conversar com os colaboradores que passam muito nas redes sociais mostrando-lhe o quanto isso poder ser prejudicial sua produtividade. Então, a empresa, os diretores, os gerentes devem sim fazer uso das redes sociais, por que é uma poderosa ferramenta de trabalho para alavancar os negócios e conquistar novos clientes, mas que no ambiente interno precisa ser monitorada e com regras estabelecidas, por que o mau uso pelos colaboradores pode atingir a imagem de qualquer empresa.                 

Gestão documental em prontuários médicos

Os prontuários médicos são documentos de grande importância em hospitais, clínicas ou mesmo em faculdades de medicina, pois fornecem informações a respeito dos pacientes, sendo utilizados como prova ou pesquisa para futuros estudos de caso sobre doenças raras, servido assim a literatura médica presente em artigos de revistas, dissertações e teses. Assim como os processos judiciais, documentos administrativos e contábeis de empresas públicas ou privadas, os prontuários médicos também obedecem a legislação arquivística, devem ser arquivados de forma correta e respeitar os prazos de guarda estipulados pela tabela de temporalidade na área de saúde, deve ser preservado por aproximadamente 20 anos. O arquivamento dos prontuários médicos é realizado da mesma forma que os outros documentos e segue aos critérios:

1. Desmembramento das páginas;
2. Se necessário, fazer a limpeza, remoção de grampos, clips, fitas adesivas existentes nas páginas ou grupos de páginas do documento;
3. No caso de páginas danificadas, se possível fazer os devidos remendos;
4. Fazer a seleção e ordenação das páginas geralmente por data decrescente;
5. Classificação dos prontuários médicos através de sistemas de classificação permitirá a futura identificação, localização e consulta do documento;
6. A guarda do documento em caixas de arquivos devidamente rotulada e com identificação por: código de localização, nome da instituição, data de entrada, palavras-chave e a descrição do conteúdo;
7. A indexação dos prontuários médicos consiste no registro das principais informações contidas no documento, tais informações são armazenadas num sistema de informações e podem ser recuperadas pelo usuário a qualquer tempo.

Apresentamos aqui os principais critérios de arquivamento para o modelo impresso dos prontuários médicos, que também se aplica a outros tipos documentais. No entanto, os prontuários médicos ao contrário dos processos judiciais ou documentos contábeis quando digitalizados não podem ser descartados sua versão impressa, ou seja, o prontuário médico impresso deve conviver com o modelo digital. A razão de se manter a versão impressa, sob o ponto de vista da classe médica é a confiabilidade e poder probatório do documento. Mas a tendência natural é o acesso ao documento de forma eficiente e rápida por meio da digitalização, que tem como vantagem a economia de espaço físico, devido a redução da pilhas de papéis, que a médio prazo gera uma enorme queda nos custos operacionais. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) aplicado em prontuários médicos reflete diretamente no meio ambiente, com a diminuição na devastação das florestas, poluição de rios e emissão de gases poluentes provenientes das indústrias de celulose. a digitalização de documentos tem como objetivo, não só prover o acesso simultâneo, mas também um caráter ecológico pautado na sustentabilidade.

Creio que em pouco tempo a legislação arquivística, que certamente é de interesse dos conselhos de medicina, reconhecerá o prontuário médico digital como documento oficial e de caráter probatório, deixando plenamente o uso da versão impressa de lado. Enquanto isto não ocorre, manter estes documentos organizados fisicamente nos arquivos é a melhor forma de acessá-los.