Arquivos: a informação dentro da empresas - parte II

Na primeira parte deste artigo presentei alguns aspectos da informação como elemento para o crescimento e competitividade das empresas no mundo globalizado. Agora será mostrado o uso prático da informação estruturada presentes nos documentos de arquivos. As empresas ao longo do tempo vão produzindo e acumulando documentos que comprovam a sua existência e de suas atividades. Denominamos o conjunto desses documentos de arquivo. No entanto a maioria desses documentos são alocados em armários, prateleiras ou em depósitos de qualquer maneira dentro de pastas ou caixas e ali ficam por anos e anos expostos à umidade, ao calor, à poeira e sujeito à pragas (ratos, baratas, traças). Inclui-se nesse rol de destruição documental o próprio desgaste material, no caso do papel em contato com a tinta provocam reações químicas que podem destruir o documento. A criação de políticas de conservação dos documentos de arquivos são essenciais para preservar e manter as informações circulando dentro das organizações. Uma outra forma de tornar os documentos sempre vivos dentro das empresas é utilizar o processo de digitalização de arquivos, por meio da microfilmagem ou GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Na microfilmagem, os documentos são reproduzidos em filme, através de equipamentos fotográficos ou eletrônicos em formato reduzido. O microfilme garante um durabilidade de até 500 anos, permitindo a substituição do original conforme a legislação. Já o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um novo conceito em preservação documental que se pauta no uso da tecnologia da informação como instrumento de organização arquivística. O GED vai além da simples "scannerização" do documento e sua guarda imagética em HDs, Pen Drives, CDs ou DVDs, englobando novos conceitos de classificação, indexação, armazenamento e acesso de informação através da internet ou intranet. O GED como uns dos elementos que compõem a gestão de documentos também obedecem aos planos de classificação e da tabela de temporalidade, mas num amplo espectro tecnológico que facilita bem mais a busca e recuperação da informação. Percebemos assim o que importa não é o meio a qual o documento se apresenta, e sim a informação contida nele. O GED permite que vários usuários devidamente autorizados tenham acesso simultâneo ao mesmo documento e com muito mais rapidez e eficiência. Na verdade esses documentos podem estar disponíveis nas "nuvens", que é um novo conceito da computação, cujo objetivo é colocar as informações em servidores virtuais descentralizados e acessíveis remotamente. Mas ainda os paradigmas anteriores prevalecerão no mundo da arquivística, os planos de classificação e tabela de temporalidade permanecerão como instrumentos de classificação, indexação e organização documental, pois sem eles o trabalho de planejamento de arquivos torna-se impossível de ser realizado. São estas ferramentas que norteará o destino, a qualidade dos arquivos e das atividades cotidianas proporcionadas por ele.