Arquivos: a informação dentro da empresas - parte I

A informação é a roda gigante que move esse novo mundo, nações emergentes como Brasil, Russia, Índia e china (BRIC) crescem a olhos vistos, abastecendo o mundo como seus produtos. No entanto o nível tecnológico desses países ainda são bem inferiores aos EUA, Europa e Japão. Mas economicamente estas nações ultrapassam muitos países desenvolvidos. Nesse breve artigo, o nosso interesse não é fazer um estudo de macroeconomia e nem avaliar estatisticamente os indicadores sociais. Só citei estas linhas anteriores para mostrar que a informação está presente em menor ou maior grau no mundo atual e que também depende das questões culturais, sociais e econômicas. O fato é que vivemos a sociedade da informação pautada na trocas de dados, informações e conhecimentos, que atuam como bens intangíveis e de alto valor agregado, principalmente nas empresas. As organizações produzem e utilizam informações continuamente, como elemento para as melhores práticas no intuito de atingir uma lato grau de competitividade no mercado. A informação não possui nacionalidade, pois é ubíqua, pode ser levada de uma canto ao outro. Essa ubiquidade é que permite as empresas usá-la como moeda de alto valor agregado. Mas então, como organizar, gerenciar e reter essa informação dentro das organizações. Podemos analisar da seguinte forma: quem produz informações numa empresa são as pessoas (colaboradores ou funcionários) através das rotinas, regras, trocas de comunicação, sessões de Brianstorm, ou seja, a criatividade e técnicas permitem que as informações adentrem os corredores das empresas, isto gera conhecimento e se reverte em lucro. Portanto, essas informações devem ser estruturadas, para que no futuro seja devidamente encontrada e aplicada se necessário. Mas como estruturar esse cabedal de informações que as empresas criam e utilizam no seu dia a dia. Na verdade toda empresa ao longo do tempo criam arquivos de documentos, neles são colocados papeis e mais papeis: relatórios, fichas de fornecedores, projetos, lista de clientes, cadastro de funcionários, manuais técnicos, enfim documentos que não acabam mais, estes documentos é que formam o conjunto de informações da empresa. Sendo que a maioria destes documentos serão destinados a um arquivo e lá será esquecido. Este descaso com os documentos geram ônus a empresa, tanto econômico, quanto nas tarefas, gerando o retrabalho. Organizar a informação de uma empresa é nada mais nada menos do que zelar pelo o arquivo existente, tudo aquilo que ela produziu em termos de conhecimento. No entanto nota-se que a maioria das organizações não querem investir num departamento ou setor de arquivo. mas as que investem notam o retorno financeiro, por que sabem que no arquivo encontrarão respostas para aquele projeto que foi iniciado, terão acesso aos antigos colaboradores e terão agilidade para responder aos processos judiciais que venham a sofrer, além de estar em dia com fisco. Até aqui definimos apenas a importância da informação como um elemento essencial na vida das empresas. Na segunda parte deste artigo irei abordar os aspectos técnicos dos arquivos e documentos empresariais, que envolve a metodologia, planejamento e organização, plano de classificação, indexação, digitalização de documentos, tipos de arquivos, tabela de temporalidade, sistemas de localização de busca de documento e o uso da TI no processo de organização de arquivos.