Arquivos: a informação dentro da empresas - parte II

Na primeira parte deste artigo presentei alguns aspectos da informação como elemento para o crescimento e competitividade das empresas no mundo globalizado. Agora será mostrado o uso prático da informação estruturada presentes nos documentos de arquivos. As empresas ao longo do tempo vão produzindo e acumulando documentos que comprovam a sua existência e de suas atividades. Denominamos o conjunto desses documentos de arquivo. No entanto a maioria desses documentos são alocados em armários, prateleiras ou em depósitos de qualquer maneira dentro de pastas ou caixas e ali ficam por anos e anos expostos à umidade, ao calor, à poeira e sujeito à pragas (ratos, baratas, traças). Inclui-se nesse rol de destruição documental o próprio desgaste material, no caso do papel em contato com a tinta provocam reações químicas que podem destruir o documento. A criação de políticas de conservação dos documentos de arquivos são essenciais para preservar e manter as informações circulando dentro das organizações. Uma outra forma de tornar os documentos sempre vivos dentro das empresas é utilizar o processo de digitalização de arquivos, por meio da microfilmagem ou GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Na microfilmagem, os documentos são reproduzidos em filme, através de equipamentos fotográficos ou eletrônicos em formato reduzido. O microfilme garante um durabilidade de até 500 anos, permitindo a substituição do original conforme a legislação. Já o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um novo conceito em preservação documental que se pauta no uso da tecnologia da informação como instrumento de organização arquivística. O GED vai além da simples "scannerização" do documento e sua guarda imagética em HDs, Pen Drives, CDs ou DVDs, englobando novos conceitos de classificação, indexação, armazenamento e acesso de informação através da internet ou intranet. O GED como uns dos elementos que compõem a gestão de documentos também obedecem aos planos de classificação e da tabela de temporalidade, mas num amplo espectro tecnológico que facilita bem mais a busca e recuperação da informação. Percebemos assim o que importa não é o meio a qual o documento se apresenta, e sim a informação contida nele. O GED permite que vários usuários devidamente autorizados tenham acesso simultâneo ao mesmo documento e com muito mais rapidez e eficiência. Na verdade esses documentos podem estar disponíveis nas "nuvens", que é um novo conceito da computação, cujo objetivo é colocar as informações em servidores virtuais descentralizados e acessíveis remotamente. Mas ainda os paradigmas anteriores prevalecerão no mundo da arquivística, os planos de classificação e tabela de temporalidade permanecerão como instrumentos de classificação, indexação e organização documental, pois sem eles o trabalho de planejamento de arquivos torna-se impossível de ser realizado. São estas ferramentas que norteará o destino, a qualidade dos arquivos e das atividades cotidianas proporcionadas por ele.

Arquivos: a informação dentro da empresas - parte I

A informação é a roda gigante que move esse novo mundo, nações emergentes como Brasil, Russia, Índia e china (BRIC) crescem a olhos vistos, abastecendo o mundo como seus produtos. No entanto o nível tecnológico desses países ainda são bem inferiores aos EUA, Europa e Japão. Mas economicamente estas nações ultrapassam muitos países desenvolvidos. Nesse breve artigo, o nosso interesse não é fazer um estudo de macroeconomia e nem avaliar estatisticamente os indicadores sociais. Só citei estas linhas anteriores para mostrar que a informação está presente em menor ou maior grau no mundo atual e que também depende das questões culturais, sociais e econômicas. O fato é que vivemos a sociedade da informação pautada na trocas de dados, informações e conhecimentos, que atuam como bens intangíveis e de alto valor agregado, principalmente nas empresas. As organizações produzem e utilizam informações continuamente, como elemento para as melhores práticas no intuito de atingir uma lato grau de competitividade no mercado. A informação não possui nacionalidade, pois é ubíqua, pode ser levada de uma canto ao outro. Essa ubiquidade é que permite as empresas usá-la como moeda de alto valor agregado. Mas então, como organizar, gerenciar e reter essa informação dentro das organizações. Podemos analisar da seguinte forma: quem produz informações numa empresa são as pessoas (colaboradores ou funcionários) através das rotinas, regras, trocas de comunicação, sessões de Brianstorm, ou seja, a criatividade e técnicas permitem que as informações adentrem os corredores das empresas, isto gera conhecimento e se reverte em lucro. Portanto, essas informações devem ser estruturadas, para que no futuro seja devidamente encontrada e aplicada se necessário. Mas como estruturar esse cabedal de informações que as empresas criam e utilizam no seu dia a dia. Na verdade toda empresa ao longo do tempo criam arquivos de documentos, neles são colocados papeis e mais papeis: relatórios, fichas de fornecedores, projetos, lista de clientes, cadastro de funcionários, manuais técnicos, enfim documentos que não acabam mais, estes documentos é que formam o conjunto de informações da empresa. Sendo que a maioria destes documentos serão destinados a um arquivo e lá será esquecido. Este descaso com os documentos geram ônus a empresa, tanto econômico, quanto nas tarefas, gerando o retrabalho. Organizar a informação de uma empresa é nada mais nada menos do que zelar pelo o arquivo existente, tudo aquilo que ela produziu em termos de conhecimento. No entanto nota-se que a maioria das organizações não querem investir num departamento ou setor de arquivo. mas as que investem notam o retorno financeiro, por que sabem que no arquivo encontrarão respostas para aquele projeto que foi iniciado, terão acesso aos antigos colaboradores e terão agilidade para responder aos processos judiciais que venham a sofrer, além de estar em dia com fisco. Até aqui definimos apenas a importância da informação como um elemento essencial na vida das empresas. Na segunda parte deste artigo irei abordar os aspectos técnicos dos arquivos e documentos empresariais, que envolve a metodologia, planejamento e organização, plano de classificação, indexação, digitalização de documentos, tipos de arquivos, tabela de temporalidade, sistemas de localização de busca de documento e o uso da TI no processo de organização de arquivos.