As grandes transformações
tecnológicas, sociais e econômicas impactaram de sobremaneira o mundo dos
negócios, gerando incertezas que fazem com que as empresas busquem cada vez
mais qualidade em seus serviços e produtos para enfrentar o mercado e seus
concorrentes. No entanto, essas transformações estão cada vez mais velozes,
exigindo que as tomada de decisões sejam na mesma proporção. Para que as
empresas e seus colaboradores possam atingir uma melhor qualidade em seus
processos decisórios, buscar novas estratégias de inovação e reestruturar sua
identidade cultural e mercadológica torna-se mister a implantação de planos que
valorizem as funções e atividades relacionadas à busca, seleção, registro,
disseminação, compartilhamento e uso da informação. A maioria das informações
nas empresas é produzida pelos seus colaboradores e representada em diversas
formas e meios documentais; tais como relatórios, boletins, planilhas, cartões,
manuais, plantas, memorandos, correspondências e textos impressos ou
eletrônicos, que atualmente servem de fontes estratégicas de informação. O
conjunto desses documentos na maioria das empresas é colocado em caixas e
armários sem qualquer tratamento, por ali ficam anos e anos se deteriorando.
Isto acaba contribuindo para a perda de informações que poderiam ser valiosas
no futuro. Como forma de preservar essas informações, a gestão documental é uma
ótima saída para as empresas, justamente por permitir que o acesso ás informações
bem mais seja rápido e torna mais ágil as tomadas de decisões. Outra vantagem
da gestão documental é a economia no tempo de busca do documento, que promove a
eficiência e eficácia dos processos de negócio, além disso, ajuda na
normalização, controle e fluxo de documentos no arquivo. Uma das funções do
arquivo dentro das empresas é servir de instrumento de informação, oferecendo
suporte para as futuras decisões. Mas gerenciar toda essa massa documental
produzida pelas empresas requer instrumentos que facilitem a localização dos
documentos. O uso do plano de classificação é uma dessas ferramentas, pois
permite que os documentos de uma empresa sejam arranjados, através de códigos numéricos,
conforme sua origem (quem produziu o documento), função (jurídica, fiscal,
administrativa ou contábil). A classificação se destina aos documentos que
tramitam pelos departamentos, sendo de uso corrente. No caso de documentos enviados
aos arquivos permanentes, ou seja, aqueles que têm um caráter mais histórico e que
devem ser preservados obedecem á um arranjo montados em fundos, série e
subsérie ordenados hierarquicamente. Essa ordenação dos documentos em um arquivo
é identificada de fichas ou rótulos que contenham o número de classificação ou
ordenação do documento, data do documento, os assuntos ou tipo do documento e
local de origem. As fichas ou rótulos que descrevem o documento ou o conjunto
de documentos têm como objetivo permitir o acesso e a recuperação da informação
por parte seus usuários. Já a tabela de temporalidade é outro instrumento que auxilia
na guarda e eliminação dos documentos definindo os prazos de cada um deles. No caso
das empresas a organização dos arquivos juntamente com um sistema eficiente de
localização e recuperação de documentos economiza o tempo dos colaboradores,
aumenta o desempenho das tarefas, eleva o nível das tomadas de decisões, além
de gerar uma ambiente mais propicio ao compartilhamento de conhecimentos. O
planejamento de arquivos no ambiente empresarial deve ser pensado
estrategicamente, através de uma política documental baseada no fluxo, acesso,
segurança, ciclo de vida e preservação dos documentos. A empresa que investi no
planejamento e gestão documental está realmente preocupada com a qualidade de
suas informações e sabe que elas podem gerar novos conhecimentos, que reflete
diretamente em seu desempenho no mercado.
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