O termo “explosão
da informacional” é parte de um conceito bastante atual no mundo moderno, que
significa um excesso na produção de informação através da Internet (Sites, Blogs,
Wikis), TVs, jornais, revistas eletrônica ou impressa. Essa “explosão informacional” gera nas pessoas
uma enorme dificuldade de filtrar e absorver quais informações são realmente
importantes para o seu uso no trabalho. A informação é um conteúdo vital para a
geração de conhecimento. Portanto gerenciar a informação nas empresas e criar
novos conhecimentos. Como as empresas podem fazer a gestão da informação no
ambiente de trabalho? Primeiramente temos que pensar que qualquer organização
hoje em dia é dotada de pessoas (colaboradores, fornecedores e clientes),
infraestrutura tecnológica (softwares, hardwares, redes), além de regras,
rotinas, missão e objetivos que perfazem a cultura organizacional. O conjunto
destes elementos é bastante complexo no mundo dos negócios e influenciam
diretamente na competitividade. No entanto a maioria das informações utilizadas
ou geradas pelas empresas se perde justamente por encontrar-se desorganizada,
que reflete em altos custos, no re-trabalho ou na perda de tempo. Estes problemas
de informação podem ser vistos claramente na duplicação, desaparecimento, vazamento
de documentos (contratos, registros, projetos, relatórios, fichas de funcionários,
comunicados, etc.), arquivo físico em péssimas condições, problemas tecnológicos
de hardware e software e também a falta ou erro de comunicação entre os
colaboradores. As empresas para obterem um diferencial competitivo no mercado precisam
a controlar melhor a entrada e saída de informações através de um do
planejamento estratégico da informação focado no gerenciamento e no uso de
ferramentas tecnológicas, que sejam efetivas neste processo de gestão da
informação. A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um bom exemplo, por que
permite que os documentos impressos passem por um processo de seleção,
averiguação, organização, limpeza e descarte (em caso de duplicatas ou danos)
antes de serem digitalizados. Após a digitalização o documento estará disponível
em mídia ou na rede (com acesso restrito ou não dependendo de sua
confidencialidade). A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) prova
que as empresas estão muito interessadas em manter suas informações organizadas
e acessíveis aos colaboradores. Isso demonstra uma grande mudança cultural no
ambiente organizacional que melhora as tomadas de decisões, além de ampliar as
relações com os colaboradores, fornecedores e clientes. O GED ou qualquer outra
ferramenta de gestão de informação é um forte aliado contra o excesso
informacional, devido ao fato delas servirem de apoio na busca, na organização
e uso das informações externas ou internas.
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