sexta-feira, 10 de fevereiro de 2012

Organizando o excesso informacional nas empresas


O termo “explosão da informacional” é parte de um conceito bastante atual no mundo moderno, que significa um excesso na produção de informação através da Internet (Sites, Blogs, Wikis), TVs, jornais, revistas eletrônica ou impressa.  Essa “explosão informacional” gera nas pessoas uma enorme dificuldade de filtrar e absorver quais informações são realmente importantes para o seu uso no trabalho. A informação é um conteúdo vital para a geração de conhecimento. Portanto gerenciar a informação nas empresas e criar novos conhecimentos. Como as empresas podem fazer a gestão da informação no ambiente de trabalho? Primeiramente temos que pensar que qualquer organização hoje em dia é dotada de pessoas (colaboradores, fornecedores e clientes), infraestrutura tecnológica (softwares, hardwares, redes), além de regras, rotinas, missão e objetivos que perfazem a cultura organizacional. O conjunto destes elementos é bastante complexo no mundo dos negócios e influenciam diretamente na competitividade. No entanto a maioria das informações utilizadas ou geradas pelas empresas se perde justamente por encontrar-se desorganizada, que reflete em altos custos, no re-trabalho ou na perda de tempo. Estes problemas de informação podem ser vistos claramente na duplicação, desaparecimento, vazamento de documentos (contratos, registros, projetos, relatórios, fichas de funcionários, comunicados, etc.), arquivo físico em péssimas condições, problemas tecnológicos de hardware e software e também a falta ou erro de comunicação entre os colaboradores. As empresas para obterem um diferencial competitivo no mercado precisam a controlar melhor a entrada e saída de informações através de um do planejamento estratégico da informação focado no gerenciamento e no uso de ferramentas tecnológicas, que sejam efetivas neste processo de gestão da informação. A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um bom exemplo, por que permite que os documentos impressos passem por um processo de seleção, averiguação, organização, limpeza e descarte (em caso de duplicatas ou danos) antes de serem digitalizados. Após a digitalização o documento estará disponível em mídia ou na rede (com acesso restrito ou não dependendo de sua confidencialidade).   A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) prova que as empresas estão muito interessadas em manter suas informações organizadas e acessíveis aos colaboradores. Isso demonstra uma grande mudança cultural no ambiente organizacional que melhora as tomadas de decisões, além de ampliar as relações com os colaboradores, fornecedores e clientes. O GED ou qualquer outra ferramenta de gestão de informação é um forte aliado contra o excesso informacional, devido ao fato delas servirem de apoio na busca, na organização e uso das informações externas ou internas.  

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