Na maioria das empresas que eu tenho visitado percebi que os executivos tem tido uma grande dificuldade em encontrar documentos presentes em seus arquivos sejam físicos ou digitais.
Claro que o papel dos executivos não é localizar documentos, mas sim tomara decisão. Neste momento é que entra em cena o profissional da informação (Bibliotecário, gestor de informação, arquivista e analistas de informação) que tem como função primordial selecionar, catalogar,classificar, indexar, disseminar e prover o acesso a informação como um meio para que os outros possam utilizá-las, mas qual a vantagem de se criar um centro de informação nas empresas? a resposta é simples: "COMPETITIVIDADE", pois as empresas buscam lucros e necessitam de mercados, no entanto para se desenvolver devem obter informações, conhecer constantemente seus clientes, fornecedores e concorrentes, atualmente toda informação encontra-se até mesmo dentro da empresa, as vezes nem ela mesmo sabe disso, acabam duplicando-as sem necessidade. Portanto o profissional da informação age pontualmente na dinamização do fluxo informacional, levando aos executivos o conhecimento necessário para que a tomada de decisão seja eficiente e eficaz para os negócios. O uso da gestão do conhecimento e inteligência empresarial são conceitos voltados para decisão estratégica e aprendizagem organizacional, como forma de ampliar as melhores práticas e evitar multiplicação de informações repetitivas ou redudantes. Já o uso das tecnologias da informação, como os bancos de dados permitem que os excutivos possam consultar informações relevantes para a tomada de decisões de curto prazo e também cruzar dados futuros. A lógica dos bancos de dados é servirem de fontes de consulta e oferecer módulos para impressão de relatórios através de busca por palavras-chaves. Um outro instrumento que vem ganhado força nas empresas como meio de acesso de informação é o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) que visa além da simples digitalização de documentos, por que não basta apenas digitalizar, é preciso primeiramente selecionar os documentos e classificá-los por assunto ou departamentos, após essa tarefa inicia-se a digitalização e por fim a indexação destes. No entanto, o mais importante é treinar as pessoas no uso destas tecnologias, ensiná-las como elaborar uma busca efetiva, assim podemos dizer que a razão de tudo é o usuário, que é o verdadeiro cliente, é ele sempre tem razão. Organizar documentos numa empresa deixou de ser uma tarefa eminentemente operacional e passa a ganhar status estratégico que requer conhecimento da estrutura da empresa e deve antecipar as necessidades dos seus executivos. O papel das tecnologias de informação é aumentar a rapidez e eficácia das informações que circulam e diminuir a incerteza das decisões.
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