A importância dos arquivos e documentos no desempenho empresarial

As grandes transformações tecnológicas, sociais e econômicas impactaram de sobremaneira o mundo dos negócios, gerando incertezas que fazem com que as empresas busquem cada vez mais qualidade em seus serviços e produtos para enfrentar o mercado e seus concorrentes. No entanto, essas transformações estão cada vez mais velozes, exigindo que as tomada de decisões sejam na mesma proporção. Para que as empresas e seus colaboradores possam atingir uma melhor qualidade em seus processos decisórios, buscar novas estratégias de inovação e reestruturar sua identidade cultural e mercadológica torna-se mister a implantação de planos que valorizem as funções e atividades relacionadas à busca, seleção, registro, disseminação, compartilhamento e uso da informação. A maioria das informações nas empresas é produzida pelos seus colaboradores e representada em diversas formas e meios documentais; tais como relatórios, boletins, planilhas, cartões, manuais, plantas, memorandos, correspondências e textos impressos ou eletrônicos, que atualmente servem de fontes estratégicas de informação. O conjunto desses documentos na maioria das empresas é colocado em caixas e armários sem qualquer tratamento, por ali ficam anos e anos se deteriorando. Isto acaba contribuindo para a perda de informações que poderiam ser valiosas no futuro. Como forma de preservar essas informações, a gestão documental é uma ótima saída para as empresas, justamente por permitir que o acesso ás informações bem mais seja rápido e torna mais ágil as tomadas de decisões. Outra vantagem da gestão documental é a economia no tempo de busca do documento, que promove a eficiência e eficácia dos processos de negócio, além disso, ajuda na normalização, controle e fluxo de documentos no arquivo. Uma das funções do arquivo dentro das empresas é servir de instrumento de informação, oferecendo suporte para as futuras decisões. Mas gerenciar toda essa massa documental produzida pelas empresas requer instrumentos que facilitem a localização dos documentos. O uso do plano de classificação é uma dessas ferramentas, pois permite que os documentos de uma empresa sejam arranjados, através de códigos numéricos, conforme sua origem (quem produziu o documento), função (jurídica, fiscal, administrativa ou contábil). A classificação se destina aos documentos que tramitam pelos departamentos, sendo de uso corrente. No caso de documentos enviados aos arquivos permanentes, ou seja, aqueles que têm um caráter mais histórico e que devem ser preservados obedecem á um arranjo montados em fundos, série e subsérie ordenados hierarquicamente. Essa ordenação dos documentos em um arquivo é identificada de fichas ou rótulos que contenham o número de classificação ou ordenação do documento, data do documento, os assuntos ou tipo do documento e local de origem. As fichas ou rótulos que descrevem o documento ou o conjunto de documentos têm como objetivo permitir o acesso e a recuperação da informação por parte seus usuários. Já a tabela de temporalidade é outro instrumento que auxilia na guarda e eliminação dos documentos definindo os prazos de cada um deles. No caso das empresas a organização dos arquivos juntamente com um sistema eficiente de localização e recuperação de documentos economiza o tempo dos colaboradores, aumenta o desempenho das tarefas, eleva o nível das tomadas de decisões, além de gerar uma ambiente mais propicio ao compartilhamento de conhecimentos. O planejamento de arquivos no ambiente empresarial deve ser pensado estrategicamente, através de uma política documental baseada no fluxo, acesso, segurança, ciclo de vida e preservação dos documentos. A empresa que investi no planejamento e gestão documental está realmente preocupada com a qualidade de suas informações e sabe que elas podem gerar novos conhecimentos, que reflete diretamente em seu desempenho no mercado.