A ampliação dos limites da captura da informação para fornece uma experiência mais rica ao cliente, aumenta a eficiência e reduz o custo, assim as empresas obtém maior vantagem competitiva.
---------------------------------------------------
No inicio a digitalização de documentos era uma atividade
altamente centralizada, que exigia hardware e software especializados e de alto
custo. Além disso, era um processo trabalhoso que exigia operadores altamente
treinados para realizar a indexação manual de conteúdo, introduzir metadados para
fazer o arquivamento de documentos. Ao longo dos anos, os scanners para a digitalização
de documentos deram lugar a vários tipos de dispositivos mais econômicos e mais
barato, tais como periféricos multifuncionais (MFPs) e scanners de rede. Os
atuais softwares para gestão de documentos, que possuem um custo bem menor e os
scanners de rede permitem que os trabalhadores de “Front-Office” capturar o
conteúdo de sistemas de arquivos locais ou Microsoft SharePoint e MFPs podem
digitalizar documentos e enviar e-mail a qualquer pessoa, dentro ou fora da
organização. Também houve grandes avanços na tecnologia para extrair
informações de documentos (sistemas automatizado, muitas vezes superior à
precisão humana) diminuindo a necessidade de verificação especializada e de digitadores.
As primeiras operações de digitalização
de documentos eram centralizada, ou seja, centros de serviços compartilhados criados
dentro das próprias organizações. Essas não
estavam conectados com os processos de negócios que pretendiam servir. A
captura de documento só era utilizada no final de um processo para obter a
informação em um arquivo. Dessa forma
organizações não conseguiam perceber os benefícios da integração da captura de
dados e informações ou mesmo a captura de documento nos processos de negócios. Atualmente,
a valiosa informação contida no documento é usado como metadados para auxiliar
na indexação e recuperação do documento arquivado.
O Desenvolvimento de uma estratégia coesa e eficaz
para a captura de dados e informações existentes nos documentos que contemple a
Gestão de Processo de Negócios (BPM) e o compartilhamento de infraestrutura não
requer um investimento adicional tão elevado. A própria infraestrutura existente
nas empresas, tais como: máquina de fax da MFP, scanner, smartphone, tablet e
estação de trabalho em rede já traz em si um enorme potencial que pode ser explorado.
Um Levantamento de todos os dispositivos que atualmente enviam, recebem, converte
e transmite dados de negócios irá apontar onde os investimentos atuais podem
ser mais bem implantado e integrado com o várias outras ferramentas de Gestão
de Conteúdo Empresarial (ECM) e Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) em
oposição à aquisição tecnologia adicional, que não permite a comunicação entre
outras tecnologias, ou mesmo, uma troca eficiente de dados e informações. Para perceber os benefícios de uma estratégia
de captação BPM ativado, as organizações devem escolher uma plataforma que
possa abraçar a captura de processos e cenários de intercâmbio de informações e
que evolua com as necessidades das empresas, tanto na profundidade e largura. Muitas
dessas ferramentas fornecem captura de dados e informações voltadas para a
Gestão de Processos de Negócios (BPM) baseadas em plataformas que oferecem flexibilidade
e escalabilidade. Hoje, a digitalização de documentos para armazenamento de
arquivos juntamente com a gestão de conteúdo e BPM será a alternativa mais segura,
contribuindo na redução de custos para o papel, gerando um bom retorno sobre o
investimento (ROI). Talvez possa vir a ser utilizado amplamente no setor
comercial.
