ECM Show 2012 em Belo Horizonte - novidades em gestão da informação

Foi realizado no dia 18 de abril pela primeira vez em Belo Horizonte o ECM Show Conference 2012, o maior congresso de gestão da informação e de documentação da America Latina. O congresso contou com a  presença de vários especialistas e empresários renomados das áreas de gestão da informação e do conhecimento, gerenciamento eletrônico de documentos (GED). Foram realizados palestras e estudos de casos sobre as inovações e soluções tecnológicas voltadas para o planejamento e organização de arquivos, documentos e também importantes conceitos teóricos  e práticas relacionados ao ciclo de vida, avaliação, classificação e indexação documental. A "cloud computing" foi um tema recorrente em quase todas apresentações como uma solução viável para as empresas que desejam implantar um projeto de gestão documental. Representantes de grandes empresas como Microsoft, Datafilme (KODAK), Montreal Informática, IBM e outras do setor que apresentaram novos produtos de hardware e software para o gerenciamento de informações, conteúdos , documentos e serviços. Outros temas como BPM aplicado na gestão de conteúdos empresariais, tratando principalmente da modelagem dos processos de negócios nos arquivos e setores de informação estratégica e TI das empresas como fonte de vantagem competitiva. 

O ponto alto do congresso foi o estudo de caso da COPASA, onde seus representantes mostraram como a empresa   modernizou seu setor de arquivos e documentos, através do uso de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), que permitiu a catalogação, indexação e acesso rápido e eficaz aos documentos, plantas e desenhos, ordem de serviços e até mesmo a contas do clientes colocadas em servidores em "nuvem" acessados através de login e senha. Com isso, a COPASA reduziu drasticamente o tempo na localização de documentos, outro ponto positivo foi à queda de  retrabalho feito pelos seus funcionários. O Compliance foi um assunto bastante discutido pelos palestrantes, justamente por que as empresas hoje em dia estão em busca de disciplinar as normas, regulamentações, políticas e diretrizes de seus processos de negócios para ampliar sua credibilidade perante aos clientes, fornecedores e funcionários. Realmente, o ECM Show Conference 2012 é uma grande oportunidade de aprendizagem e negócios para os profissionais que atuam na área de informação empresarial e gestão de documentos, permitindo que estes profissionais possam ver as novas tecnologias que se aplicam ao mundo da gestão da informação e utilizá-las como um meio para se obter competitividade no mercado. 

Obsolescência programada: o caos da produção

Este vídeo (link) mostra a verdadeira face do capitalismo selvagem, onde grandes corporações adotaram o conceito de "obsolescência programada" como forma de manipular a produção industrial  por meio da redução da vida útil dos produtos em função do aumento do consumo. Esse conceito de "obsolescência programada" que se inicia nos anos 20. Como exemplo, temos a indústria de lâmpadas, onde a vida útil diminui de 2500 horas para 1000 horas. Em meados dos anos 50 essa ideia de "obsolescência programada"  se fortalece em quase todos os nichos do mercado industrial norte americano e se espalha pelo resto do mundo, como forma de atender a enorme demanda de consumo e com produtos de menor qualidade, para que sejam trocados em média a cada cinco anos. Na era da tecnologia dos hardwares, softwares e internet a "obsolescência programada" se faz cada vez mais presente nas grandes empresas de TI, "Microchips", aparelhos de celulares e eletro-eletrônicos da qual o lema é produzir mais para vender mais, sendo que os produtos tenham uma vida de curta duração. No entanto o planeta é quem paga um preço alto para este modelo de produção, ao passo que o uso maximizado de matéria-primas no processo de fabril provocam enormes desiquilíbrios ambientais, além de gerar toneladas e toneladas de lixo que são nocivos a saúde humana. Portanto a "obsolescência programada" nunca foi superada, e sim ganhou outros nomes que em nada vai de encontro a ideias de sustentabilidade. Algumas empresas que se manifestam aliadas das boas práticas ambientais é por que tiveram por força da justiça a tomar uma conduta que minimamente fosse benéfica para a sociedade, do contrário continuariam impunemente a lesar e destruir o meio ambiente e continuar a colocar no mercado produtos de baixa qualidade. 

  Veja o vídeo neste link:  Obsolescência Programada  

A qualidade no treinamento de pessoas: a razão de ser do RH

As pessoas são a razão de ser de qualquer empresa, enfim são elas que detêm o conhecimento e criam um ambiente de aprendizado e inovação. Nesse caso as novas tecnologias de informação e comunicação atuam como uma ferramenta de trabalho para que as pessoas possam desempenhar de forma eficiente e eficaz suas atividades. No entanto, trazer um novo colaborador competente e com habilidades que gerem vantagem competitiva para empresa tornou-se uma tarefa estratégica para os diretores, gerentes e especialistas dos departamentos de recursos humanos (RH). Outro ponto de grande importância nos departamentos de recursos humanos (RH) são os programas de treinamento que tem como objetivo fazer o colaborador conhecer as regras, rotinas e a cultura da empresa. Além disso, a capacitação profissional permite que o colaborador tenha uma visão mais ampla dos processos de produção da empresa no todo. O princípio da qualidade no treinamento das pessoas é justamente adequar e aprimorar as competências, habilidades e conhecimentos dos colaboradores focando os objetivos e estratégias das empresas no mercado. Os processos, modelos e padrões de produção com o advento da tecnologia modificou-se de forma intensa, sendo que atualmente exige-se um maior nível de conhecimento e que a aprendizagem seja um ciclo contínuo por parte de todos integrantes da equipe na empresa. A qualidade do treinamento deve ser o fator primordial para os recursos humanos, pois capacitar às pessoas vai além da competitividade, é uma maneira de gerar riquezas através da troca de informações e de ascensão profissional. No treinamento dos colaboradores de uma equipe devem ser avaliadas as habilidades técnicas, as atitudes de cada indivíduo, a relação entre conhecimento tácito e explícito, que permitirá identificar nos participantes a capacidade de liderança, índice de motivação com as atividades e tarefas, às insatisfações ou satisfações com ambiente de trabalho.  A eficácia do treinamento está na avaliação, pois a avaliação é que vai indicar se os objetivos do treinamento foram ou não alcançados. As novas tecnologias de informação têm sido grandes aliadas do treinamento e aprendizagem nas empresas, com as plataformas de ensino à distância (EAD) os colaboradores e equipes podem ter acesso rápido a cursos e treinamento sem precisar sair de seu ambiente de trabalho. Mas para que esse modelo de EAD tenha sucesso nas empresas os diretores, gerentes e especialistas de RH precisam monitorar e avaliá-los constantemente, além de incentivar sua utilização pelos colaboradores.  De maneira tradicional ou através do uso da Tecnologia do EAD, o treinamento de pessoal deve estar dentro do processo de qualidade total e buscar a certificação especifica ISO: 10015, cujo objetivo é alcançar um melhor desempenho estratégico, visando aumento de produtividade, diminuição de acidentes, absenteísmo, custos e rotatividade do pessoal. 

Inovação e conhecimento - palavra de ordem na TI verde

A inovação e o conhecimento são conceitos que estão intimamente ligados ao crescimento tecnológico das empresas e desenvolvimento social, econômico de uma região. No entanto, toda inovação traz consigo um grande impacto positivo ou negativo para sociedade e também para o meio ambiente.  Muitas empresas têm demonstrado uma enorme preocupação com uso dos recursos naturais, pautados na ideia da sustentabilidade. Sendo esse um conceito que visa o uso consciente dos recursos naturais no presente, sem comprometé-los a geração futura.  A Tecnologia da Informação Verde ou TI verde é um termo que as empresas de tecnologia adotaram para descrever seus projetos e iniciativas ligados a sustentabilidade. A inovação tecnológica proveniente das trocas de conhecimentos explícitos e tácitos é o principal meio para o desenvolvimento de projetos de TI verde. Mas enfim o que são os projetos de TI verde? Poderíamos afirmar que são aqueles projetos que visam a “virtualização” de servidores, através da “cloud computing” justamente pelo fato da “nuvem” contribuir para diminuição dos custos compartilhamento e acesso de informações. A virtualização reduz o numero de hardwares, sendo que todas as informações e documentos encontram na rede, isso contribui diretamente na diminuição dos gastos de energia e no uso de matéria-prima poluente para a fabricação de equipamentos. Diferentemente da virtualização, muitas outras empresas de tecnologia vem adotando novas soluções de TI verde, tais como: criação de sistemas de monitoramento de data centers, gestão de mudanças de hábitos, Infraestrutura para trabalho remoto, adoção de políticas de gestão de energia. Mas o sucesso da TI verde nas empresas vai depender exclusivamente de seus colaboradores. Os diretores, gerentes, líderes e os profissionais de TI precisarão compreender como esses projetos de TI verde podem afetar ou beneficiar a imagem da empresa perante a sociedade.  A TI verde é algo novo que vem tentar solucionar os antigos problemas ecológicos e parece não ser apenas mais um modismo acadêmico. Ao passo que as empresas estão enxergando que a adoção de um projeto TI verde podem trazer benefícios econômicos, sociais e ambientais ao mundo.  

Convergência de gerações: o grande lance nas empresas

Antigamente vivíamos o conflito entre gerações, situação que também atingia as empresas, onde a diferença de idade se mostrava nos cargos e salários, geralmente diretores e gerentes eram mais velhos, devida sua grande experiência. Atualmente esse conflito entre os “velhos” e jovens no ambiente de trabalho já não é assim tão conflituoso, sendo que as diferenças de gerações tornaram-se uma condição para troca de conhecimento e aprendizagem. Cada geração tem em si características próprias que ajudam as empresas no seu desenvolvimento e inovação.  Portanto essas diferenças de idade entre os colaboradores é um elemento importante para que o compartilhamento de informações ocorra nos departamentos estimulando novos conhecimentos, que consequentemente leva à vantagem competitiva. Assim como foi criado o conceito de convergência tecnológica, onde toda a tecnologia presente na rede internet, na telefonia, nos hardwares e softwares passou a se concentrar numa ideia de plataforma unificada, ou seja, num único “aparelho”, poderia se pensar no novo conceito de “convergência de gerações” na qual as diferenças de idades sirvam para o crescimento profissional ou mesmo pessoal, através das trocas de experiências. Hoje vivenciamos no mundo corporativo três tipos de gerações que são: Os “Baby Boomers” (o termo se deve a grande explosão populacional nas grandes cidades) que são aqueles profissionais nascidos no final década de 40, que viveram grandes dificuldades financeiras e incertezas em relação ao mundo. Os “Babys Boomers” são mais avessos as mudanças, no entanto criaram novas marcas e produtos que estão consolidados no mercado, hoje a maioria está perto de se aposentarem ou já estão aposentados.  Na geração X englobam-se os profissionais na casa dos 35 aos 50 anos preferem o trabalho mais informal atuando como consultores justamente para manter o equilíbrio com a vida profissional. Muitas pessoas dessa geração X viveram o inicio da revolução tecnológica, tornando-se adeptos dos aparelhos eletrônicos. No auge da evolução da tecnologia é que aparece a geração Y (jovens nascidos no final da década de 70 até o ano 2000). Pois estes vivem a diversidade tecnológica e ao mesmo tempo os excessos informacionais provocado pela rapidez da internet e pelos “games” presentes na maioria dos celulares e computadores. As avalanches de informação existente nas mídias contribuíram para que essa geração Y tornasse naturalmente imediatista e impaciente. No mundo do trabalho a geração Y é motivada pela competência, habilidade e criatividade, não aceitando muito bem a hierarquização de cargos e funções, talvez isso explique sua posição otimista e o engajamento com as causas sociais e o compromisso com as ideias ecológicas. O encontro dessas três gerações é um fato real dentro de qualquer empresa, portanto os conflitos são inevitáveis. Por outro lado, se extrairmos a capacidade profissional de cada uma dessas gerações, certamente teremos um ambiente de trabalho cujo ciclo de aprendizagem será muito mais amplo. Em relação ao espaço para as trocas de informações e conhecimentos revela que a “convergência de gerações” assume um papel preponderante tanto nos planos estratégicos, quanto nos planos táticos e operacionais das empresas. Pois a aquisição de novos conhecimentos trazidos pelos colaboradores de qualquer uma dessas gerações nas reuniões, workshops, sessão de brainstorming passam a serem elementos fundamentais para o crescimento de qualquer empresa no mercado.  Enfim “convergir” é o verbo atual que faz a grande diferença no mundo dos negócios. 

As redes empresariais como fator de mudança local

Ao contrário das redes sociais, as redes empresariais ou organizacionais se configuram num espaço geográfico ou setorial de maior proximidade, fazendo com que seus laços se tornem mais fortes e duradouros. Essas redes empresariais têm como característica a aglomeração de micro e pequenas empresas ou organizações cooperativas que aproveitam a capacidade produtiva da região onde se instalam, criando pequenos pólos de produção específicos denominados Arranjos Produtivos Locais (APLs) que geralmente cria um vínculo com os habitantes tornando os capazes de desenvolver atividades num determinado segmento de mercado. Os estudos e pesquisas voltados para o desenvolvimento das APLs têm como objetivo entender como essas redes empresariais se estrutura diante do mercado globalizado, cada vez mais competitivo e dotado de alta tecnologia. Temos de pensar que antes da tecnologia, as empresas, instituições, ONGs ou Cooperativas em geral são dotadas de pessoas com diferentes conhecimentos, habilidades, desejos, motivação, criatividade e capacidade de decisão é que permite a intensa troca de informação e aprendizagem contínua dos colaboradores. A própria necessidade faz com que as pessoas busquem qualificações para se desenvolverem profissionalmente e com as “micros” e pequenas empresas aglomeradas em pequenas localidades não é diferente. Pois elas também buscam maior competitividade no mercado, apesar da baixa capacidade gerencial e tecnológica. No entanto, para se tornarem mais eficientes e elevar o desempenho gerencial, tecnológico e as tomadas de decisões, os arranjos produtivos vêem nas redes um modo de aproximar-se da sociedade, mercado consumidor, poder público e ao mesmo tempo promover ações de cooperação, baseada na gestão coletiva que gera conhecimento e fortes laços de negócio. Então, podemos afirmar que teoricamente essas redes empresariais envolvem uma diversidade de atores alinhados com a realidade local, focado no planejamento e estratégias que visam o conhecimento e a aprendizagem. Dessa forma, os arranjos produtivos locais procuram estabelecer certas interações que provoquem fortes impactos sociais e econômicos, sem destruir os valores culturais da localidade onde se encontra os APLs.       

Organizando o excesso informacional nas empresas

O termo “explosão da informacional” é parte de um conceito bastante atual no mundo moderno, que significa um excesso na produção de informação através da Internet (Sites, Blogs, Wikis), TVs, jornais, revistas eletrônica ou impressa.  Essa “explosão informacional” gera nas pessoas uma enorme dificuldade de filtrar e absorver quais informações são realmente importantes para o seu uso no trabalho. A informação é um conteúdo vital para a geração de conhecimento. Portanto gerenciar a informação nas empresas e criar novos conhecimentos. Como as empresas podem fazer a gestão da informação no ambiente de trabalho? Primeiramente temos que pensar que qualquer organização hoje em dia é dotada de pessoas (colaboradores, fornecedores e clientes), infraestrutura tecnológica (softwares, hardwares, redes), além de regras, rotinas, missão e objetivos que perfazem a cultura organizacional. O conjunto destes elementos é bastante complexo no mundo dos negócios e influenciam diretamente na competitividade. No entanto a maioria das informações utilizadas ou geradas pelas empresas se perde justamente por encontrar-se desorganizada, que reflete em altos custos, no re-trabalho ou na perda de tempo. Estes problemas de informação podem ser vistos claramente na duplicação, desaparecimento, vazamento de documentos (contratos, registros, projetos, relatórios, fichas de funcionários, comunicados, etc.), arquivo físico em péssimas condições, problemas tecnológicos de hardware e software e também a falta ou erro de comunicação entre os colaboradores. As empresas para obterem um diferencial competitivo no mercado precisam a controlar melhor a entrada e saída de informações através de um do planejamento estratégico da informação focado no gerenciamento e no uso de ferramentas tecnológicas, que sejam efetivas neste processo de gestão da informação. A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um bom exemplo, por que permite que os documentos impressos passem por um processo de seleção, averiguação, organização, limpeza e descarte (em caso de duplicatas ou danos) antes de serem digitalizados. Após a digitalização o documento estará disponível em mídia ou na rede (com acesso restrito ou não dependendo de sua confidencialidade).   A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) prova que as empresas estão muito interessadas em manter suas informações organizadas e acessíveis aos colaboradores. Isso demonstra uma grande mudança cultural no ambiente organizacional que melhora as tomadas de decisões, além de ampliar as relações com os colaboradores, fornecedores e clientes. O GED ou qualquer outra ferramenta de gestão de informação é um forte aliado contra o excesso informacional, devido ao fato delas servirem de apoio na busca, na organização e uso das informações externas ou internas.  

A tela que nos emburrece a cada dia

Meus caros leitores a que ponto chegamos neste nosso grande país tupiniquim, como se não bastasse a corrupção, as mentiras e falcatruas vindas do cenário político, agora somos bombardeados com a desastrosa ações que ocorrem na mídia televisiva.  Além de termos que aturar uma grade de programação composta por lixo que inundam nossos dias e noites a frente, ainda somos obrigado a ler jornais, revistas impressos ou na internet boletins desagradáveis sobre os fatos que ocorrem nestes programas de TV. Estamos cansados de saber que a televisão aberta não apresenta um modelo de programação atraente, com um bom conteúdo intelectual, mas de algumas décadas para cá o formato tem piorado muito, assim como a música brasileira. O que vemos são imagens degradantes de programas que insultam a inteligência das pessoas, perpassando pelo mesquinho e ridículo, onde se valorizam apenas pernas, seios e bundas em detrimento do pensamento, das ideias e do conhecimento. Estou falando isto para mostrar minha indignação com a mídia brasileira que só nos entregam mentiras e meias verdades em seus telejornais sensacionalistas dotados de sangue alheio e assumindo  inapropriadamente a função de juiz, juri e promotor, sem direito a apelação ou defesa. A maioria desses enlatados e formatados nos padrões nacionais com apoio de grandes grupos empresariais criam um verdadeiro espetáculo, que iludem as pessoas através de cenas hedonistas, baixarias, uso de expressões chulas e incitação  sexual. Tudo isso está presente nos lares dos telespectadores e são assistidos também por crianças e adolescentes. Agora me pergunto, que formação terá uma criança ou um jovem exposto a tal tipo de programação? sendo que ainda eles estão em formação do seu caráter e amadurecimento sexual. Um fato ocorrido esses dias é a prova de que certos programas de TV deveriam ser banidos da grade de programação, onde uma jovem que participa de um reality show acusa um rapaz de te-lá estuprado. Tal ocorrido foi um prato cheio para a mídia nacional e internacional, então, além de se assistir a tal reality show, somos massacrados como os noticiários sobre a repercussão deste caso por outro "talk show" e telejornais  oportunistas. Parece que a mídia televisiva perdeu sua capacidade criativa ou será que é a sociedade que se preza a ver o lixo do lixo.  Como já dizia a excelente letra da  música do titãs "a televisão me deixou burro, burro demais....". Enquanto nas salas das casas ocupam-se todos os sofás, infelizmente as bibliotecas vão ficando as moscas, assim somos manipulados a cada dia por aqueles que mostram sua boca sorridente, numa propaganda que promete que seu dia será lindo e feliz.   

O novo mundo do Trabalho

O mundo do trabalho passou por grandes mudanças em meados do século XX com advento das novas teorias sociológicas, econômicas, culturais e antropológicas que contribuiu muito para formação intelectual da classe trabalhadora, além da consolidação das leis trabalhista e o fortalecimento das associações profissionais e sindicatos. Mas foi no final do século XX e início do  XXI que as transformações nas relações de trabalho ficaram mais intensas, principalmente com o avanço das novas tecnologias de informação que trouxe uma nova geração de colaboradores cada vez mais conectados, que executam suas tarefas remotamente, ou seja, o escritório não é mais um lugar físico, e sim virtual. Essas tecnologias, tais como a "Cloud Computing" que se baseia em ferramentas que proporcionam a flexibilidade, mobilidade, colaboratividade criam dentro das empresas um novo paradigma, a qual não é preciso mais investir em grandes estruturas funcionais e departamentais, e sim "pequenas células" que permitam maior autonomia e interação entre os colaboradores, clientes e fornecedores. Uma grande vantagem dessas "pequenas células" é que os colaboradores executam suas tarefas com maior agilidade, melhor desempenho e mais liberdade, pelo fato de não estarem preso a um local, horário de trabalho.       

O novo modelo das relações de trabalho focado na tecnologia, que também se pauta na agilidade, desempenho e liberdade procuram integrar as habilidades e capacidades técnicas, gerenciais/ administrativas e comportamentais dos colaboradores, sendo que a habilidade técnica é vista como um fator básico para que as pessoas possam atender as necessidades de qualquer empresa. No entanto, a capacidade gerencial vai depender do alto nível de conhecimento e da aprendizagem, que deve ser contínua. O aspecto comportamental é que vai definir a continuidade do colaborador na empresa, se ele é capaz de agregar a cultura, as regras, a rotina. No atual modelo, esses aspectos não são mais vistos de forma separada, mas em conjunto, o ideal é que cada colaborador tenha domine o conhecimento técnico de sua área, possa ser capaz de tomar decisão de maneira autônoma e possua um comportamento condizente com as condutas da empresa.  

Esses aspectos citados anteriormente é fundamental nas novas relações de trabalho, por que estimulam o trabalho em equipe. Para que as tarefas, os projetos  sejam de fato realizados dentro de um cronograma , com a maior clareza e eficácia a equipe deve estabelecer alguns pontos importantes a serem considerados (ver a figura ao lado):

1. papéis claros;
2. compromisso com a meta;
3. decisões por consenso; 
4. reconhecimento dos esforços de cada membro;
5. auto-avaliação periódica;
6. suporte a coordenação; 
7. abertura de novas ideias; 
8. meta clara; 

Nas novas relações de trabalho cada um desse itens permite que o colaborador exerça sua autonomia nas realização de tarefas, além de trazer para a equipe toda sua capacidade técnica e gerencial. Ao atingir o aspecto comportamental adequado ele é torna-se capaz de ser um líder de sua equipe, justamente por compreender as necessidades de cada membro e avaliar as ideias que lhe são propostas. As equipes de trabalho não precisam mais estar fisicamente presente num espaço, as reuniões, sessões de brainstorming, coaching e encontros se fazem sob uma liderança virtual, onde as propostas são por videoconferência, chat ou e.mail. As empresas devem enxergar estes espaços virtuais como um novo local de trabalho das equipes e da mesma forma se atentarem para as estratégias, processos, organização e tecnologias como modelo de vantagem competitiva.   

      

O uso das redes sociais nas empresas

Cada vez mais as redes sociais estão presentes em nossas vidas, seja para conhecermos alguém, apresentar nossas opiniões, sugestões e insatisfações políticas e sociais. Mas as redes sociais foram além disso e começaram a exercer um papel preponderante dentro das empresas. Como ferramenta de marketing as redes sociais auxiliam na propagação de produtos e serviços, sendo que os Blogs, Sites de relacionamento, Wikis aglomeram milhões de pessoas em todo mundo. Através do perfil de cada pessoa ou grupo de pessoas é possível traçar seus gostos e preferências e assim criar uma campanha direcionada, outra forma de tornar as redes sociais mais rentável é o uso de propaganda em suas páginas. Na verdade as redes sociais representam   um novo paradigma publicitário, que não veio substituir as antigas formas de se fazer publicidade, tais como: radio, TV, Outdoors, jornais, revistas impressas e outros. A relação produto e cliente nas redes sociais segue o mesmo modelo das outras mídias, que se baseia na oferta e procura pautado no custo x benefício e no 4 Ps (produto, preço, promoção, praça (ponto de venda) porém com muito mais agilidade e eficiência. Aqui falamos um pouco da redes sociais como uma ferramenta essencial para as empresas obterem maior competitividade no mercado, além de servir como instrumento para melhorar a imagem das organizações perante a sociedade. Mas como fica a relação entre os funcionários e as redes sociais nas empresas? proibir ou não proibir o uso delas no ambiente de trabalho? essa é uma questão bastante delicada, que vai depender da decisão dos diretores e gerentes. Os diretores e gerentes podem aceitar ou não que seus colaboradores utilizem as redes sociais, dependendo das vantagens oferecidas e o grau de conhecimento que os "chefes" tem a cerca destas ferramentas. Portanto, um gerente que domina muito bem as redes sociais, provavelmente permitirá seu uso pelos funcionários com menor restrição, ao contrário daquele que não detém o conhecimento  das redes. Independente da liderança dominar ou não a redes sociais é preciso criar regras na sua utilização, justamente para evitar o comprometimento da produtividade, assim estabelecer regras escritas e disseminadas quanto ao tempo de uso. Outro caminho é conversar com os colaboradores que passam muito nas redes sociais mostrando-lhe o quanto isso poder ser prejudicial sua produtividade. Então, a empresa, os diretores, os gerentes devem sim fazer uso das redes sociais, por que é uma poderosa ferramenta de trabalho para alavancar os negócios e conquistar novos clientes, mas que no ambiente interno precisa ser monitorada e com regras estabelecidas, por que o mau uso pelos colaboradores pode atingir a imagem de qualquer empresa.                 

Gestão documental em prontuários médicos

Os prontuários médicos são documentos de grande importância em hospitais, clínicas ou mesmo em faculdades de medicina, pois fornecem informações a respeito dos pacientes, sendo utilizados como prova ou pesquisa para futuros estudos de caso sobre doenças raras, servido assim a literatura médica presente em artigos de revistas, dissertações e teses. Assim como os processos judiciais, documentos administrativos e contábeis de empresas públicas ou privadas, os prontuários médicos também obedecem a legislação arquivística, devem ser arquivados de forma correta e respeitar os prazos de guarda estipulados pela tabela de temporalidade na área de saúde, deve ser preservado por aproximadamente 20 anos. O arquivamento dos prontuários médicos é realizado da mesma forma que os outros documentos e segue aos critérios:

1. Desmembramento das páginas;
2. Se necessário, fazer a limpeza, remoção de grampos, clips, fitas adesivas existentes nas páginas ou grupos de páginas do documento;
3. No caso de páginas danificadas, se possível fazer os devidos remendos;
4. Fazer a seleção e ordenação das páginas geralmente por data decrescente;
5. Classificação dos prontuários médicos através de sistemas de classificação permitirá a futura identificação, localização e consulta do documento;
6. A guarda do documento em caixas de arquivos devidamente rotulada e com identificação por: código de localização, nome da instituição, data de entrada, palavras-chave e a descrição do conteúdo;
7. A indexação dos prontuários médicos consiste no registro das principais informações contidas no documento, tais informações são armazenadas num sistema de informações e podem ser recuperadas pelo usuário a qualquer tempo.

Apresentamos aqui os principais critérios de arquivamento para o modelo impresso dos prontuários médicos, que também se aplica a outros tipos documentais. No entanto, os prontuários médicos ao contrário dos processos judiciais ou documentos contábeis quando digitalizados não podem ser descartados sua versão impressa, ou seja, o prontuário médico impresso deve conviver com o modelo digital. A razão de se manter a versão impressa, sob o ponto de vista da classe médica é a confiabilidade e poder probatório do documento. Mas a tendência natural é o acesso ao documento de forma eficiente e rápida por meio da digitalização, que tem como vantagem a economia de espaço físico, devido a redução da pilhas de papéis, que a médio prazo gera uma enorme queda nos custos operacionais. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) aplicado em prontuários médicos reflete diretamente no meio ambiente, com a diminuição na devastação das florestas, poluição de rios e emissão de gases poluentes provenientes das indústrias de celulose. a digitalização de documentos tem como objetivo, não só prover o acesso simultâneo, mas também um caráter ecológico pautado na sustentabilidade.

Creio que em pouco tempo a legislação arquivística, que certamente é de interesse dos conselhos de medicina, reconhecerá o prontuário médico digital como documento oficial e de caráter probatório, deixando plenamente o uso da versão impressa de lado. Enquanto isto não ocorre, manter estes documentos organizados fisicamente nos arquivos é a melhor forma de acessá-los.

Arquivos: a informação dentro da empresas - parte II

Na primeira parte deste artigo presentei alguns aspectos da informação como elemento para o crescimento e competitividade das empresas no mundo globalizado. Agora será mostrado o uso prático da informação estruturada presentes nos documentos de arquivos. As empresas ao longo do tempo vão produzindo e acumulando documentos que comprovam a sua existência e de suas atividades. Denominamos o conjunto desses documentos de arquivo. No entanto a maioria desses documentos são alocados em armários, prateleiras ou em depósitos de qualquer maneira dentro de pastas ou caixas e ali ficam por anos e anos expostos à umidade, ao calor, à poeira e sujeito à pragas (ratos, baratas, traças). Inclui-se nesse rol de destruição documental o próprio desgaste material, no caso do papel em contato com a tinta provocam reações químicas que podem destruir o documento. A criação de políticas de conservação dos documentos de arquivos são essenciais para preservar e manter as informações circulando dentro das organizações. Uma outra forma de tornar os documentos sempre vivos dentro das empresas é utilizar o processo de digitalização de arquivos, por meio da microfilmagem ou GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Na microfilmagem, os documentos são reproduzidos em filme, através de equipamentos fotográficos ou eletrônicos em formato reduzido. O microfilme garante um durabilidade de até 500 anos, permitindo a substituição do original conforme a legislação. Já o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um novo conceito em preservação documental que se pauta no uso da tecnologia da informação como instrumento de organização arquivística. O GED vai além da simples "scannerização" do documento e sua guarda imagética em HDs, Pen Drives, CDs ou DVDs, englobando novos conceitos de classificação, indexação, armazenamento e acesso de informação através da internet ou intranet. O GED como uns dos elementos que compõem a gestão de documentos também obedecem aos planos de classificação e da tabela de temporalidade, mas num amplo espectro tecnológico que facilita bem mais a busca e recuperação da informação. Percebemos assim o que importa não é o meio a qual o documento se apresenta, e sim a informação contida nele. O GED permite que vários usuários devidamente autorizados tenham acesso simultâneo ao mesmo documento e com muito mais rapidez e eficiência. Na verdade esses documentos podem estar disponíveis nas "nuvens", que é um novo conceito da computação, cujo objetivo é colocar as informações em servidores virtuais descentralizados e acessíveis remotamente. Mas ainda os paradigmas anteriores prevalecerão no mundo da arquivística, os planos de classificação e tabela de temporalidade permanecerão como instrumentos de classificação, indexação e organização documental, pois sem eles o trabalho de planejamento de arquivos torna-se impossível de ser realizado. São estas ferramentas que norteará o destino, a qualidade dos arquivos e das atividades cotidianas proporcionadas por ele.

Arquivos: a informação dentro da empresas - parte I

A informação é a roda gigante que move esse novo mundo, nações emergentes como Brasil, Russia, Índia e china (BRIC) crescem a olhos vistos, abastecendo o mundo como seus produtos. No entanto o nível tecnológico desses países ainda são bem inferiores aos EUA, Europa e Japão. Mas economicamente estas nações ultrapassam muitos países desenvolvidos. Nesse breve artigo, o nosso interesse não é fazer um estudo de macroeconomia e nem avaliar estatisticamente os indicadores sociais. Só citei estas linhas anteriores para mostrar que a informação está presente em menor ou maior grau no mundo atual e que também depende das questões culturais, sociais e econômicas. O fato é que vivemos a sociedade da informação pautada na trocas de dados, informações e conhecimentos, que atuam como bens intangíveis e de alto valor agregado, principalmente nas empresas. As organizações produzem e utilizam informações continuamente, como elemento para as melhores práticas no intuito de atingir uma lato grau de competitividade no mercado. A informação não possui nacionalidade, pois é ubíqua, pode ser levada de uma canto ao outro. Essa ubiquidade é que permite as empresas usá-la como moeda de alto valor agregado. Mas então, como organizar, gerenciar e reter essa informação dentro das organizações. Podemos analisar da seguinte forma: quem produz informações numa empresa são as pessoas (colaboradores ou funcionários) através das rotinas, regras, trocas de comunicação, sessões de Brianstorm, ou seja, a criatividade e técnicas permitem que as informações adentrem os corredores das empresas, isto gera conhecimento e se reverte em lucro. Portanto, essas informações devem ser estruturadas, para que no futuro seja devidamente encontrada e aplicada se necessário. Mas como estruturar esse cabedal de informações que as empresas criam e utilizam no seu dia a dia. Na verdade toda empresa ao longo do tempo criam arquivos de documentos, neles são colocados papeis e mais papeis: relatórios, fichas de fornecedores, projetos, lista de clientes, cadastro de funcionários, manuais técnicos, enfim documentos que não acabam mais, estes documentos é que formam o conjunto de informações da empresa. Sendo que a maioria destes documentos serão destinados a um arquivo e lá será esquecido. Este descaso com os documentos geram ônus a empresa, tanto econômico, quanto nas tarefas, gerando o retrabalho. Organizar a informação de uma empresa é nada mais nada menos do que zelar pelo o arquivo existente, tudo aquilo que ela produziu em termos de conhecimento. No entanto nota-se que a maioria das organizações não querem investir num departamento ou setor de arquivo. mas as que investem notam o retorno financeiro, por que sabem que no arquivo encontrarão respostas para aquele projeto que foi iniciado, terão acesso aos antigos colaboradores e terão agilidade para responder aos processos judiciais que venham a sofrer, além de estar em dia com fisco. Até aqui definimos apenas a importância da informação como um elemento essencial na vida das empresas. Na segunda parte deste artigo irei abordar os aspectos técnicos dos arquivos e documentos empresariais, que envolve a metodologia, planejamento e organização, plano de classificação, indexação, digitalização de documentos, tipos de arquivos, tabela de temporalidade, sistemas de localização de busca de documento e o uso da TI no processo de organização de arquivos.

Opinião: mundo com ele é

Em uma entrevista dada à rede de TV BBC, o cineasta norte americano Michael Moore critica o capitalismo atual, dizendo que é um modelo econômico nefasto, portanto deve ser extinto. Suas observações são totalmente válidas, por que realmente o modelo capitalista gera uma sociedade de exclusão, cuja maioria dos habitantes deste planeta vivem numa situação de miséria extrema, basta vermos os noticiários sobre a Africa, América Latina e alguns países da Asia. Enquanto uma pequena parcela detêm quase metade de toda riqueza produzida no planeta. Nesse caso vou além das colocações do cineasta, apontando que o capitalismo gera não só desigualdades sociais e econômicas. Pois grande parte das mudanças ocorridas na paisagem (em decorrência da destruição e poluição ambiental), no sistema climático (excesso e escassez de chuva) é causado pelo poder do mercado capitalista. Uma das propostas apresentadas é a manifestação massiva das pessoas nos principais centros financeiros do mundo. vejam o vídeo: http://goo.gl/zWvGm.

O problema da gestão de arquivos

A gestão eletrônica de documentos (GED) seria o melhor caminho para o planejamento e organização documental, sem contar que facilitaria muito a vida do cidadão na hora de fazer valer o principio de "habeas data"ou seja o direito a informação. Além dos aspectos estruturais como: eficiência, rapidez e queda na burocracia. A implantação de sistemas de busca de documento permite que os documentos devidamente indexados sejam localizados de forma rápida e segura. Mas existe uma legislação arcaica, pautada em paradigmas um tanto ultrapassado, que infelizmente trava o bom funcionamento de todo sistema de gestão documental. Essa legislação preconiza a guarda da massa documental no formato impresso por anos ou até séculos, por ainda não entender que o formato digital é seguro ou legítimo. Os entraves legais em relação ao GED ainda é uma realidade na maioria dos órgãos públicos, assim os projetos e serviços de digitalização realizados nestes órgãos acabam sendo apenas um trabalho de duplicação documental, sendo que a versão em papel ainda vai estar presente dentro das pastas suspensas ou nas "caixas-box". Uma outra versão que muitas instituições públicas colocam para não realizar projetos de digitalização se pauta na falta de verba, alegando que não há orçamento. No entanto muitas instituições estão se abrindo para a modernidade, principalmente os órgãos do poder judiciário, que perceberam na digitalização de documentos uma forma responder as necessidades dos seus usuários, oferecendo a possibilidade de consultar e acompanhar os processos na versão digital. Com isso ganha a sociedade que passa a ter um serviço público de qualidade, as próprias instituições que se tornam mais eficazes em suas práticas. Pois a tecnologia aplicada no GED seria o caminho ideal para os problemas arquivísticos, no entanto depende de várias circunstâncias, que começa pela própria legislação relativa ao arquivos e pode se dizer que termina nos interesses políticos.

A verdade sobre o que comemos

Estamos morrendo aos poucos por causa dos alimentos que ingerimos todos dias, uma simples salada pode determinar o nosso fim, a carne que consumimos pode ser a causa da maioria dos casos de câncer. Caso não acredite vejam estes vídeos: http://www.youtube.com/watch?v=gkQN5gopWSU&feature=related e http://www.youtube.com/watch?v=KxY8Vxzfb-4 ambos relatam a dramática e terrível história do uso dos agrotóxicos e sementes geneticamente modificadas. Estes vídeos contém informações que são relevantes a todos nós, além de mostrar como as grandes corporações do setor químico dominam o mercado com seus produtos altamente tóxicos, sem sofre qualquer intervenção por parte do estado. Indústrias como a Monsanto, considerada a maior empresa de biotecnologia do mundo, indiscriminadamente coloca em risco a saúde dos indivíduos com seus produtos derivados de experiências genéticas, da qual muitos nem forma comprovados cientificamente. Este é um mercado bilionário, onde essas indústrias não querem perder mercado, só visam o lucro, não importando as consequências. Mas o grande problema é a conivência dos governos, que com suas leis frouxas e a corrupção permitem que essas empresas despejem seus produtos sem qualquer retaliação. Vários estudos e pesquisas científicas já comprovaram que grande parte dos casos de tumores malignos, doenças degenerativas e dermatológicas são provocadas pelos componentes químicos, por exemplo a Dioxina utilizados em herbicidas, fungicidas. Quanto aos alimentos transgênicos a situação é calamitosa, devido ao fato das pesquisas serem pouco conclusivas e não provar uma ligação direta das sementes transgênicas como causa de certas enfermidades. No entanto essas indústrias acabam manipulando os resultados e desmentindo essas pesquisas. Na verdade, essas indústrias atuam de maneira totalitária, impõem aos agricultores locais o uso de seus produtos sob forte ameaças, além disso usam a tecnologia midiática para mostrar de forma mentirosa como seus produtos podem beneficiar o mundo com o aumento da produção agrícola. Agora eu pergunto, se essas indústrias são realmente capazes de acabar com a fome no planeta com a produção de transgênicos, por ainda temos bilhões de pessoas passando fome. A resposta é muito simples, elas só se interessam pelo mercado consumidor que gera lucro e mais lucro, não se importando com as consequências. Assim utilizam do artifício midiático para mostrar quando seus produtos são benéficos ao mundo.... essas empresas não passam de uma grande farsa. Nas mãos delas não passamos de simples cobaias.

Um pequeno conto da vida

Sabe, estou cansando de ouvir tanta besteira que aparece nesses meios de comunicação, não aguento mais ouvir falar em corrupção na política, no futebol, ou na violência gratuita dos jornais diários. Fico aqui pensando para onde vamos se o mundo continuar desse jeito. Como falou um velho amigo meu, apesar de sua aparência desleixada e comportamento um tanto anti-social, as vezes em sua lucidez ele diz coisas que me faz pensar se realmente precisamos de ser tão selvagem neste mundo hostil, atualmente não dá para ser cordial como uma "Lady Inglesa", pois só aqueles dotados de rudez e extrema virilidade sobrevive neste mundo caótico. As vezes acho que este meu amigo exagera em suas divagações, mas até que ele pode ter alguma razão. Basta, observamos os acontecimentos cotidiano. Por outro lado, todo mérito de suas palavras são jogadas por terra, ao passo que a "delicadeza do sexo frágil" vêm tomando frente nas empresas, na política e também nas grandes questões nacionais. Isto serviu para humanizar mais a sociedade, torná-la mais focada nos problemas sociais, ambientais e até mesmo no futebol (apesar de não haver qualquer comprovação cientifica). Meu amigo que me desculpe, respeito muito sua ações nada ortodoxas, mas o mundo é outro, a virilidade e rudez dos filmes de faroeste já não cabem mais neste momento. O que faz sucesso entre as mulheres é o ser compreensivo, que não procura dar uma solução para os problemas e sim aquele que apenas ouve e se sente comovido com a situação. Não dá mais para ser bicho grilo e ficar contestando o mundo, ir contra tudo e todos. A grande onda do momento é viver, simplesmente viver e dá melhor forma possível, do contrário seremos engolidos pelo nosso machismo e pelo neo-feminismo que se instaurou neste velho mundo contemporâneo. Percebam a ironia desta última frase é nela que tudo se resume, para que possamos entender o sentido da vida, se é que tem algum sentido. Talvez nem essas palavras possam servir para entendermos o que tanto desejamos.

A expressão da arte como reflexão do mundo

O arte é dotada de uma linguagem própria a qual o artista precisa para expressar seus sentimentos. Seja as artes plásticas, o desenho, a pintura, a literatura ou mesmo aqueles que se utilizam da natureza, com matéria-prima simples vindas de árvores, folhas e flores, transformando-as em pequenas obras que muitas vezes não são valorizadas pela maioria das pessoas. De uma simples folha pode nascer flores, insetos em questão de minutos. Não importa, a arte é arte, que dentro de sua função estética vem dar leveza ao mundo e gerar emoções inesperadas aos olhos daqueles que a contemplam. A arte e o seu criador tem o papel social, cultural e até mesmo político de criar uma visão critica do mundo através da conexão de sua obra com o observador. Por outro lado, a expressão artística pode ser algo singular, indistinguível de qualquer outra e assim não remeter a qualquer significado mais profundo. O mundo da arte se apropria das mais variadas linguagens e culturas, que podem ser entendidas de muitas formas, no entanto seus criadores imprimem nelas suas emoções e subjetividade. A arte é algo subjetivo, estético, que pode ser ou não funcional. A mente criativa do artista molda-se conforme suas experiências, cujo seus trabalhos ganham toda uma carga de sentimentos. Esses poucos deuses que detém a sensibilidade de criar, dar vida ao objetos inanimados cores, texturas, formas ou usando símbolos da linguagem na verdade querem apenas que suas obras seja um instrumento de reflexão do mundo.

Seja você também um ser digital

A vida digital proposta por Nicholas Negroponte em seu livro datado de 1995 mostra os princípios das novas tecnologias que estavam se adentrando nas casas das pessoas. O autor sugere uma mudança de um mundo atômico para os de bits, ou seja, onde a informação é nova moeda de troca nesse capitalismo cibernético. Sabemos que desde 1995 até agora as previsões de Negroponte foram além daquilo colocado em seu livro, já ultrapassamos a casa do 9600 bps na velocidade de conexão das redes, atualmente falamos em Mbps ou Gbps; os CDs com sua capacidade de 700Mb foram ultrapassados pelos DVDs, Pen-drives, HDs externos com capacidade para 3 terabytes; a TV digital ou HDTV se concretizou e expandiu para vários países emergentes como Brasil, China, Índia, Argentina e outros. De fato estamos vivenciando a vida digital, por que as empresas enxergaram que havia uma necessidade das pessoas em consumir produtos e serviços de fácil utilidade. Estes serviços ou produtos tecnológicos teriam de apresentar uma interface simples e de alta navegabilidade por parte do usuário, além de enviar e receber mensagens de maneira rápida com alto grau de eficiência. A interatividade é um fator preponderante para as pessoas se comunicarem com maior mobilidade e rapidez. Com essa visão a indústria da tecnologia passa a perceber que a interação do homem-máquina é a mola mestra para a criação de um novo conceito no processo fabril pautado na alta qualidade, personalização e inovação constante, além de uma logística baseada no "Just in time". Mas para que esse processo fabril pudesse ser implantado, seria preciso primeiramente que as estruturas organizacionais fossem redesenhadas e que os antigos paradigmas fossem quebrados a fortes golpes de cutelo. Pois sabemos, que não é fácil para uma empresa fazer mudanças, são dotadas de pessoas -gerentes, diretores e colaboradores com pensamentos e crenças arraigadas - e tentar quebrar isto pode gerar uma série de reações negativas que abalam toda a estrutura organizacional. Afinal, a cultura organizacional é quem vai ditar o grau de aprendizagem, que perpassa exclusivamente pelos grupos existentes dentro da organização. Por outro lado, se a mudança é vista como um certo temor pelos colaboradores, cabem aos diretores e gerentes fazer o papel de intermediador para mostrar que o processo de mudança pode oferecer grandes oportunidades e ampliar a comunicação entre as pessoas. Eu digo isto, devido ao fato da tecnologia ser uma realidade que já bate a porta das empresas, ou seja, é inevitável. Dessa forma, as pessoas queira ou não, vão ter de aprender a aceitá-la e usá-la, do contrário serão engolidas pelo mercado de trabalho. Então se prepare para ter uma vida digital, passe a pensar em bits e não mais em coisas palpáveis e duradouras. Esqueça o papel, lápis e canetas, adote um e.mail, crie suas apresentações em slides digitais, faça reuniões por meio de sistemas de videoconferências, participe de grupos e fóruns on-line, use a intranet de sua empresa para atividades colaborativas. Estes são alguns exemplos de como a vida digital modificou os paradigmas da antiga estrutura organizacional e passou a operar na chamada sociedade da informação e do conhecimento. No entanto, estou apresentando apenas a ponta do iceberg. A verdadeira mudança vai depender somente da sua atitude, enfim ninguém vai querer ser engolido pelas larvas do vulcão ou vai.

O ECM nas nuvens

Nesses últimos meses eu venho estudado e discutido muito sobre as novas tecnologias de informação voltadas para a gestão de informação e do conhecimento. A que me chamou mais atenção foram as tecnologias que abordam o gerenciamento de documentos e de conteúdos empresariais, que envolvem sistemas inteligentes de indexação, localização e tratamento de documentos, além de softwares de digitalização. Mas uma pergunta ficou em minha cabeça, depois de ler sobre o ECM (Enterprise Content Management) enfim, qual é o significado real desta siglas, será que elas denominam apenas a digitalização de documentos, ou abarcam uma gama bem maior de produtos e serviços de referentes ao mundo da gestão documental. Se ECM é muito mais que capturar, catalogar, indexar, digitalizar e fornecer conteúdos e documentos empresariais, o que mais essas letrinhas podem fazer no mundo da documentação. Ao aprofundar em minhas pesquisas e buscar uma leitura mais consistente sobre o assunto em revistas especializadas e livros pude perceber que a Gestão de Conteúdos Empresariais ou EMC (em inglês) não é somente tecnologia, mas sim uma solução ampla que envolvem processos de gerenciamento de registros, workflow, taxonomias, web semântica, GED, Portais Corporativos, BPM, BPO e BI além de contemplar as normas internacionais para organização de arquivos e documentos. O maior passo da ECM foi a capacidade de integrar sistemas de arquivos e armazenamento, base de dados, colaboradores, gerentes e diretores, departamentos e até mesmo empresas numa rede de informações baseada na rapidez e eficiência. Com o advento da Cloud Computing (Computação nas Nuvens) como uma tecnologia que coloca software, plataforma e infraestrutura como serviço, que são SaaS, PaaS e IaaS, a ECM ganha um novo fôlego, pelo fato dos custos com hardware, software, servidores e banco de dados serem minimizados. A "Cloud" permite que os documentos sejam acessados, transferidos, utilizados de qualquer computador em rede numa fração de segundos. Os documentos digitalizados e colocados nas nuvens podem ser indexados por meio de palavras-chaves, data, título e agrupados por assunto. No BPM (Gerenciamento dos processos de negócios) a ECM por meio de ferramentas de modelagem permite a empresa desenhar suas estruturas e processos de informação e monitorá-las de forma inteligente, melhorando o fluxo de conhecimento dentro da empresa. A gestão inteligente destes fluxos envolvem a captura e uso de informações contidas nos grupos de documentos; Inclusão de instrumentos de indexação de documentos. Eu esgotaria meu tempo aqui para apresentar, debater, demonstrar O ECM em detalhes, o que é impossível pela magnitude dessa ferramenta que agrega uma série de sub-ferramentas, estruturas, processos que ainda é desconhecido pela maioria das empresas brasileiras.