Redes de A a Z: parte - 2

Redes sociais:

  Quando se fala em redes sociais logo pensamos em tecnologia da informação e aplicativos de relacionamentos disponíveis na internet, tais como: Facebook, Linkedin, Twitter, Whatsapp, Tumblr e outros, o conceito vai além do aspecto tecnológico e envolve principalmente pessoas, empresas e instituições.

  Uma rede social refere-se a um conjunto de pessoas (empresas ou organizações) conectadas por relacionamentos sociais motivados por amizades, relações de trabalho ou troca de informação, sendo a representação formal de atores e suas relações (TOMÁEL, 2007).  

 Na visão de Silva e Ferreira a rede social é compreendida como um conjunto de pessoas (empresas ou instituições) interligadas por um conjunto de relações de trabalho, trocas comerciais ou informações.

  O papel das redes sociais nas organizações tem como objetivo:

·         Mapear competências de seus atores;

·         Promover a colaboratividade e aprendizagem entre os atores;

·         Criar novos conhecimentos através dos fluxos de informação presentes na rede;

Aspecto sociológico das redes sociais:

   As redes sociais se formalizam em instituições e organizações da sociedade, reproduzindo relações de poder geradas dentro de si (CASTELLS, 2010).

  Na atual sociedade da informação e do conhecimento marcada pela expansão de ocupações produtoras e disseminadoras de conhecimento, a tecnologia e suas aplicações atuam como ferramentas para melhorar gerenciamento e o processamento das informações nos ambientes organizacionais.

   As redes sociais adquirem um grande valor nesta sociedade da informação e do conhecimento, devido a capacidade de compartilhamento e troca de informações e conhecimento dos participantes da rede.

    Podemos dizer que a combinação entre informação e redes sociais geram fluxos de conhecimentos, que se movem por toda rede. Então, vivemos numa sociedade em rede e na era da informação e do conhecimentos, cujas funções e processos sociais (organizacionais) existem em torno das redes. 

  No ambiente organizacional as redes sociais funcionam como espaços de informação e de conhecimento (TOMÁEL, 2005). Nestes espaços a gestão do conhecimento deve proporcionar o aprendizado e a inovação como elemento de competividade.

   O objetivo da gestão do conhecimento no âmbito das redes é trabalhar com o conhecimento existente nas organizações, pois o conhecimento reside nas pessoas e são elas que fazem as coisas acontecerem.

Mas enfim, o que é gestão do conhecimento?

  A gestão do conhecimento pode ser conceitualizada como um conjunto de estratégias e processos de identificação, captura, compartilhamento e utilização do conhecimento tácito para identificar a competitividade. Estes processos podem ser observados na espiral do conhecimento criado por Nonaka e Takeuchi (1998) para explicar a conversão dos conhecimento tácitos (caráter pessoal, difícil de transmitir, envolve intuição, habilidades pessoais, experiências, crenças e percepções) e conhecimentos explícitos (formal, registrado, codificado, materializado em documentos, sons, vídeos, imagens). 

                    

 Fig-4: Espiral do conhecimento (NONAKA & TAKEUCHI, 1998)

    As redes sociais de informação (RSI) segue a mesma definição de redes sociais, mas com viés para circulação dos fluxos de informação. 

Para Allen et al (2007) as redes sociais de informação tem sido utilizada em estudos de fluxos de informação e conhecimento, que aplicada nas organizações permite identificar os fluxos informacionais, o papel dos atores e os relacionamentos que compõem as redes informais.

   Ao fazer a análise dessas redes sociais de informação podemos identificar e visualizar grupos de trabalhos, divisões internas destes grupos e os atores centrais e periféricos.   

Análise de Redes Sociais (ARS):

   A análise de redes sociais (ARS) é uma ferramenta metodológica importante para estudar os relacionamentos sociais e organizacionais que fomentam o compartilhamento da informação e do conhecimento nas redes.

  A análise das redes sociais como método permite gerenciar os conhecimentos até então desconhecidos pelas organizações. Pois com a ARS podemos identificar e analisar os fluxos de informações entre os atores da rede.

   

Análise de redes sociais em organizações:

  Conhecida como redes organizacionais, trata-se de um modelo de rede em que os nós são os funcionários e as ligações entre eles representam as relações sociais e os fluxos de informação. Essas redes se caracterizam pela:

•        Dinamicidade;
•            Estratégias;
•              Infraestrutura;
•             Fluidez presente nas trocas de informação;

    Se quisermos melhorar o fluxo de conhecimento nas organizações, precisamos compreender os padrões de interação, os papeis dos atores, a quantidade de ligações entre as pessoas e os gargalos existentes nas redes, portanto tal compreensão virá da análise de redes sociais como metodologia de pesquisa.

    A Análise de Redes Sociais (ARS) tem como objetivo identificar o posicionamento e as relações dos sujeitos em uma rede. As relações dentro dessa rede são dotadas de conhecimentos tácitos, que geralmente precisam ser gerenciados para obtenção das melhores práticas organizacionais.

Redes colaborativas:

  Constituídas por indivíduos, em grande parte autônomos, distribuídos geograficamente e heterogêneos culturalmente e organizacionalmente as redes colaborativas permitem que a informação e o conhecimento possa ser compartilhado, gerando novos conhecimentos e além de alavancar o aprendizado.

   A colaboração dentro das redes nasce da vontade de seus participantes compartilharem informações e conhecimentos.

Numa abordagem voltada ao contexto empresarial, Podolny e Stuart (1995) sugerem que redes informais possibilitam a troca de recursos como experiências e a difusão de informações estratégicas associadas ao trabalho, permitindo a definição de normas e identidade de uma empresa.

   Nas redes organizacionais o fluxo de informação é o principal elemento para entendermos como são constituídos os vínculos de interação e colaboração. Os fluxos de informação movimentam e fortalecem as redes. 

   As redes colaborativas promovem na organização maior flexibilidade, inovação e eficiência, assim como qualidade de produtos ou serviços em virtude de efetivamente unir competências.

 

Referências:

ALLEN, J et al. Formal versus informal knowledge networks in R&D: a case study using social networking analysis. R&D management, v.37, n.3, p.179-196, 2007.

CASTELLS, M. Redes sociais e transformação da sociedade. In: Cadernos Ruth Cardoso. Centro Ruth Cardoso, p.86-96, 2010.

NONAKA, I; TAKEUCHI, H. Criação de conhecimento na empresa: como as empresas japonesas geram a dinâmica da inovação. Rio de Janeiro: Campus, 1998.

PODOLNY, J. M; STUART, T. E. A role-based ecology of technological change. American Journal of sociology, v.100, p.1224-1260, 1995.

SILVA, A. B. O; FERREIRA, M. A. T. Gestão do conhecimento e capital social: as redes e sua importância para as empresas: Londrina: Informação & informação, v.12, n. esp, 2007.

TOMAEL, M. I. Redes sociais, conhecimento e inovação localizada. Londrina: Informação & informação, v.12, n. esp, 2007.

TOMAEL, M. I. Das redes sociais à inovação. Brasília: Revista ciência da Informação, v.34, n.2, maio/ago. 2005.

TOMAEL, M. I; MARTELETTO, R. M. Redes sociais: posição dos atores no fluxo de informação. Encontros Bibli: revista eletrônica de biblioteconomia e ciência da informação, n. esp, p.75-91, 1º sem 2006: VI ENANCIB.  

Redes de A a Z: parte - 1

Neste estudo procuramos apresentar em partes as origens, os conceitos e definições e  a importância das redes nas organizações e sua relação com a gestão do conhecimento e aprendizagem dentro das empresas com intuito de criar um ambiente colaborativo. 

"O conhecimento é intrínseco ao ser humano, então se as redes de conhecimento são dotadas de pessoas, são elas que fazem as redes. Não há rede social sem pessoas".

Redes - definição e conceito:

A definição do termo rede sugere fluxo, movimento, que é composta pelos elementos:

•      Nós ou atores – colaboradores de uma organização, capital humano, pessoas;
•           Vínculos ou relações – ligação entre um ator e outro;
•           Cliques;
•           Centralidade – distâncias entre um ator e outro;
•           Fluxos – evento que se manifesta numa relação.

Os atores ou nós são as pessoas ou organizações que se comunicam-na rede.  Já os cliques são os atores (nós) mais fortes diretamente ligados aos outros atores.

A centralidade é um elemento quantitativo utilizado para medir a posição que um ator (individuo ou organização) ocupa em relação as trocas de informação e conhecimento na rede.

O conceito de rede na visão de Tomáel e Marteleto (2006) se pauta na representação formal de atores e suas relações. A figura-1 representa um modelo de rede, onde os círculos são os atores e as setas as relações entre esses atores. 

Fig. 1 - exemplo de representação formal nas redes. 

Uma rede pode ser entendida como grupos de indivíduos que se relacionam com um fim específico, caracterizando-se pela existência de fluxos de informação. Geralmente as redes são estruturas invisíveis, informais, dotadas de conhecimento tácito, sendo um conjunto de conexões ocultas que visam a comunicação, ajuda mútua, emergindo partir de interesses compartilháveis. As redes como estrutura social é composta por indivíduos, organizações, empresas e sistemas de informação conectados por relações de amizade, familiares, comerciais, que desencadeiam fluxos provenientes do compartilhamento de informações e conhecimento. Sobre as conexões presentes nas redes, observa-se que os atores como maior números de conexões estão expostos a mais informações e de natureza diversificada. Esses indivíduos mais conectados e com mais relações têm a possibilidade de serem mais influentes.

As redes podem ser:

•  Centralizadas – com estrutura hierárquica, que possui um nó central, ao ser eliminado afeta toda rede. 

Fig-2: exemplo de rede centralizada – forma estelar 

Na rede centralizada a informação e o conhecimento se concentra em um único ator, que detém o poder.

•  Distribuídas ou descentralizada – forma uma malha, onde os nós tem a mesma importância entre si, e para alcançar um deles existem vários caminhos possíveis. 

Fig-3: exemplo de rede distribuída ou descentralizada – forma circular

Na rede distribuída ou descentralizada a informação e o conhecimento flui entre todos os atores de forma igualitária.

O porquê da rede?

As redes podem ser constituídas com objetivo de solucionar problemas. O propósito central das redes é reunir atributos organizacionais (pessoas) que permitam uma adequação ao ambiente competitivo de negócios. A rede é entendida como um arranjo que pode ser manejado intencionalmente com o objetivo de obter vantagem competitiva.

Líder, liderança e liderados componentes do sucesso empresarial

O verdadeiro líder segundo James Hunter é aquele que se dispõe a servir e não ser apenas servido, este tipo de líder está presente na figura de Jesus Cristo, que diante de suas atitudes arrebanhou milhões de seguidores por todo planeta. 

Atualmente o sucesso empresarial se pauta na liderança e não mais no gerente. O líder é um motivador, que faz com que as pessoas se sintam melhor para desenvolver seu trabalho.

O líder deve transferir aos liderados as seguintes características: zelo, firmeza, honestidade, transparência e integridade no intuito de criar um clima de confiança, sendo o principal ingrediente para a boa gestão.

A comunicação é um outro fator de extrema importância na vida do líder. Pois a capacidade de comunicar-se bem facilita a relação do líder com os liderados. Portanto uma comunicação dotada de clareza, concisão e coesão promovem diálogos fáceis de serem compreendidos por todos.   

O líder deve ser capaz de desenvolver a capacidade de aprender e estimular os talentos das pessoas. Nas organizações a valorização das competências e do capital intelectual são essenciais para a competitividade no mercado. Assim, a gestão de pessoas deve ter como foco principal a capacitação dos profissionais, além de captar e manter esses talentos humanos nas organizações.

O líder deve se fazer aceito pelos liderados e para que isso ocorra um bom líder precisa apresentar:

·         Aceitação;

·         Competência;

·         Dedicação;

·         Prática.

No âmbito da aplicação de pessoas a liderança se caracteriza pelo:

1-      Coaching – relação entre líderes e colaboradores: envolve a transmissão de experiência, incentivo e apoio ao alto desempenho e compartilhamento do conhecimento.

2-      Gestão do conhecimento – busca identificar, desenvolver, disseminar e atualizar os conhecimentos que sejam relevantes para a organização. Isto é realizado através de processos internos e externos. Estes conhecimentos que existem nas organizações pode ser tácito (subjetivo: experiências e valores a serem processados) ou explícito (objetivo: formal e informações processadas).  

A liderança no âmbito organizacional favorece não só a comunicação, mas também o clima organizacional, a gestão de conflitos e a gestão de mudanças, atuando como uma ferramenta estratégica na gestão de pessoas que agrega valor aos resultados e conhecimentos de qualquer organização.

Os aspectos que fomentam a liderança são: clareza nos objetivos, motivação e envolvimento das pessoas no trabalho e os desafios colocados pelo líder para que se atinja uma meta. 

Mas enfim o que é liderança? Na visão de Cavalcanti(2009) a liderança pode ser conceituada simplesmente como a capacidade de influenciar pessoas ou grupos. Talvez podemos ir mais longe é dizer que liderança é mais do que influenciar. Pois, liderar é ser capaz de motivar as pessoas, tirar delas habilidades e competências que possam ser úteis a organização, talvez torna-las mais criativas e confiantes no exercício de suas atividades. Então, liderar é nada mais, nada menos que motivar, e a motivação é o motor principal para a produtividade.

O modo de liderar está atrelado a um conjunto de variáveis, que fará com que o líder procure adaptar suas opiniões e observações em relação aos liderados.    

O papel do líder no âmbito organizacional envolve:  gestão de metas, processos, mudanças e controle de resultados voltados para o desenvolvimento dos colaboradores e estimulo à criatividade.

A organização e a gestão de pessoas tem como missão fomentar a liderança, ou seja, fornecer subsídios para identificar e cultivar os potenciais líderes.

A liderança é fundamental para auxiliar nas estratégias organizacionais e na gestão do conhecimento, estimulando a participação e o aprendizado, gerando e disseminando novos conhecimentos orientados para a inovação e competitividade.

Liderança transformacional:

Liderança transformacional é aquela que possui carisma e tem grande compromisso pessoal para atingir as metas. Portanto, é uma liderança inspirada na motivação, que busca compartilhar com sua equipe as ideias e experiências.

A liderança transformacional está ligada ao comprometimento organizacional. Este comprometimento organizacional se baseia em sete dimensões, sendo eles:

1-      Internalização dos valores e objetivos organizacionais;

2-      A obrigação em permanecer na organização;

3-      Obrigação pelo desempenho;

4-      Sentimento de pertencimento;

5-      Falta de recompensa e oportunidades;

6-      Linha consistente de atividades;

7-      Escassez de alternativas.

Para Chiavenato (2004, p.63) o líder deve ter habilidade em:

·         Gerenciar as tensões do cotidiano, tornando o ambiente de trabalho menos estressante;

·         Desenvolver a auto atenção, assim identificar o estilo de comportamento a ser tomado perante a mudança que deseja incentivar;

·         Agir de forma racional e criativa para resolver os problemas.

Na visão de Carvalho Jr (2006) os líderes podem ser tipificados em:

a.       Líder autocrático – é o que decide tudo, não permitindo ao grupo liberdade para intervir. Possui um estilo dominador;

b.      Líder democrático – as diretrizes são discutidas pelo grupo até chegar numa decisão definitiva;

c.       Líder liberal – Oferece liberdade completa ao grupo e indivíduos na tomada de decisão, tem uma participação mínima. 

Liderar não é só a capacidade de influenciar as pessoas a trabalharem em prol de nossos projetos, envolve uma série fatores internos e externos, tais como: motivação, satisfação de necessidades, compartilhamento de informação, cultura e valores organizacionais e pessoais seja por parte do líder quanto do liderado. Esses fatores são determinantes para que os líderes possam conhecer o ambiente organizacional onde atuarão e assim planejar suas estratégias de liderança. A boa aceitação de um líder dentro da organização depende de seu comportamento e atitudes perante aos colaboradores e sua relação com os gestores de alto escalão. O bom líder é aquele sabe se comunicar de forma clara e objetiva. As boas lideranças são imprescindíveis nas empresas por serem agentes informacionais, que viabilizam o compartilhamento e trocas de conhecimentos, sendo o conhecimento um ativo de alto valor agregado para o sucesso empresarial.

Referências:

CAVALCANTI, V. L. Liderança e motivação. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2009.

CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de pessoas. Rio de Janeiro: Campus, 2004.

CARVALHO JR., Abílio Gomes de. O impacto da liderança transformacional no desempenho individual: um estudo sobre funcionários de call centers e seus líderes. Dissertação (Mestrado em Administração). Rio de Janeiro. 62 p. Faculdade de Economia e Finanças IBMEC, 2006.

BIG DATA: o que isso é isso?

Meus caros leitores tenho andado meio sumido deste Blog, deixando de fornecer vocês com minhas impressões, ideias, comentários e informações, mas agora volto com um assunto a qual venho dedicando e procurando aprender, O Big Data. Tanto que, no mês de junho participei do ECM show 2013 no Rio de Janeiro que vislumbrou o tema e a sua importância na gestão da informação e no negócios. Enfim, o que é esse tal de Big Data? antes de entrarmos nos conceitos, definições, características, vantagens, usos e outros aspectos a respeito do assunto, temos que fazer um exercício mental de como chegamos ao excesso de informação e quanto isso tem influenciado não só a nossa vida, mas as empresas, a sociedade, a cultura, a economia, o consumo. Por aí observamos que a explosão da informação não foi um na verdade um "Big Bang" que se deu da noite para o dia e de repente tivemos uma tempestade de dados e informações que logo passou, pelo contrário é um processo contínuo e acumulativo, que vem ao longo do século XX e se manterá neste século, na qual as antigas fontes (formatos impressos, microfichas, VHS e  muitas outras) de informação junta-se às novas tecnologias de informação e comunicação, mídias, além das bibliotecas digitais, repositórios de informação, banco de dados e ferramentas de gestão. Assim, eu poderia denominar provisoriamente essa avalanche informacional de Big Data, mas ao longo do texto veremos que o tema é muito mais amplo e complexo, e as discussões encontra-se ainda muito recente. Portanto, o ideal é apoiar-se na literatura produzida pelos especialistas no assunto. Já sabemos que há uma complexidade no que vem a ser o Big Data, pois seu conceito está ligado ao armazenamento de dados proveniente das mais variadas fontes e formas, além do grande volume destes dados. Então como armazenar a crescente massa de dados e transforma-lá em informação útil para as empresas? Esse talvez, seja o papel do Big Data. Mas a questão não é só armazenar, sendo que o objetivo das empresas em relação aos dados envolve coleta, processamento, análise e interpretação, dessa forma transformando-o em informação utilizável por exemplo, para tomada de decisão. Portanto o Big Data é um conceito que busca observar atentamente os padrões e comportamentos como uma maneira obter vantagem competitiva nos mundo dos negócios. A forma encontrada pelo especialistas e analistas para aplicação do Big Data nos negócios, ainda é uma questão nebulosa, devido ao fato de ser uma área do conhecimento ainda em construção e complexa, que envolve diversos campos do saber como estatística, computação, administração e outras, ou seja é um verdadeiro guarda-chuva do conhecimento. Em suma, as ferramentas de Big Data precisam lidar com três características intrínsecas aos dados nesse tempo de globalização e alta tecnologia, que são o volume, velocidade e variabilidade. 

Mudar: uma necessidade para crescer

Todo desenvolvimento ocorrido até agora no planeta é fruto da necessidade de mudança para que o homem possa se adaptar ao meio em que vive. Portanto mudar é nada mais do que alterar rotas para se atingir objetivos, mesmo que os resultados possam ser desconhecidos. No mundo corporativo, a palavra mudança é muito mais forte, sendo elas protagonistas das grandes transformações tecnológicas, econômicas, sociais e políticas. As empresas também geram mudanças em seu ambiente interno, justamente para atender as necessidades de seus colaboradores, clientes e assim obter maior competitividade no mercado. Mas o principal objetivo das empresas alterarem suas rotas internamente e fazer frente às transformações ocorridas no mundo dos negócios, onde podemos citar a globalização que encurtou as distâncias entre os mercados no mundo. Mas para que a mudança nas organizações? Se sua empresa ainda não se convenceu dos argumentos colocados anteriormente, então, ela esta fadada a morte. Pois mudar é o mesmo que inovar, recriar, re-planejar, ou seja, trazer novos elementos (mesmo desconhecidos) que serão necessários para o desenvolvimento organizacional. A princípio, até concordo que a mudança organizacional é uma geradora de medo e incertezas, que a maioria dos colaboradores fique apreensivos por terem de lidar com o novo. Nesse momento, a figura do líder é indispensável, pois é ele que vai conduzir as pessoas a uma mudança menos traumática, sem que elas percam o foco e possam aprender a aceitar a futura situação.  O papel do líder é mostrar para seus liderados que sem mudanças não há crescimento, nem inovação e muitos menos competitividade. Para ilustramos essa relação líder e mudança, podemos exemplificar através de uma estória bastante interessante que começa assim:

Todas as manhãs um mestre zen-budista junto com seu jovem discípulo passavam por uma ruela de um vilarejo, ao lado de um abismo e via um casebre de palha e na porta uma família muito pobre, que mal tinha o que comer. Essa família tinha uma cabra que lhe fornecia leite, sua única refeição. Aquilo começou a intrigar o discípulo, então perguntou ao mestre:

- Por que aquela família não busca outras fontes para se alimentar?

- Então respondeu o mestre: volte lá à noite e jogue cabra no abismo.

- Mas mestre, a cabra é única coisa que aquela família tem.

Depois de muita discussão, o discípulo acata as ordens do mestre que era o líder e seu pedido nesse momento não podia ser questionado por ele ser o sábio. Então, a noite quando toda a família já estava dormindo, o jovem discípulo mesmo contrariado jogou a cabra no abismo vendo-a morrer. Quinze anos se passaram é o discípulo, agora monge passa por aquela mesma ruela observa que no lugar daquele antigo casebre há uma casa muito boa com um enorme galpão e dois caminhões ao fundo, além de uma plantação extensa. Aquilo atiçou a curiosidade do atual monge e antigo discípulo, então chamou na casa, logo veio um senhor que o atendeu prontamente. O monge logo perguntou:

- Onde está aquela família pobre que morava no casebre que existia aqui?

- Respondeu o senhor: sempre moramos aqui, mas como a nossa cabra morreu, então tivemos que trabalhar duro para não passar fome, assim nós começamos plantar e aprendemos que era preciso vender parte de que produzíamos para gerar mais, então melhoramos a casa, construímos os galpões e compramos esses caminhões para escoar a produção, tudo isso graças à morte de nossa cabra. 

O monge foi embora aliviado do peso da morte da cabra e por saber que seu antigo mestre era um verdadeiro líder e sábio que o ensinou como é importante se livrar daquilo que nos impede de crescer e obter o sucesso. Com essa bela estória, nós aprendemos que a mudança significa a capacidade de deixar para trás os velhos hábitos, crenças e valores que prejudicam nossas vidas, e ao tempo sermos capazes de reaprender continuamente. Nos aspecto da mudança organizacional, podemos dizer que as empresas devem atirar diariamente suas cabras no abismo se quiserem alcançar seus objetivos e alinhar seus negócios com as grandes transformações recorrentes em todo mundo, mas isso vai depender da visão dos líderes, da motivação dos colaboradores e da cultura criada dentro da organização. A mudança é mais um fator endógeno que exógeno, ela ocorre de dentro para fora, ou seja, deve partir da vontade das pessoas de exterminarem suas cabras.          

A importância dos arquivos e documentos no desempenho empresarial

As grandes transformações tecnológicas, sociais e econômicas impactaram de sobremaneira o mundo dos negócios, gerando incertezas que fazem com que as empresas busquem cada vez mais qualidade em seus serviços e produtos para enfrentar o mercado e seus concorrentes. No entanto, essas transformações estão cada vez mais velozes, exigindo que as tomada de decisões sejam na mesma proporção. Para que as empresas e seus colaboradores possam atingir uma melhor qualidade em seus processos decisórios, buscar novas estratégias de inovação e reestruturar sua identidade cultural e mercadológica torna-se mister a implantação de planos que valorizem as funções e atividades relacionadas à busca, seleção, registro, disseminação, compartilhamento e uso da informação. A maioria das informações nas empresas é produzida pelos seus colaboradores e representada em diversas formas e meios documentais; tais como relatórios, boletins, planilhas, cartões, manuais, plantas, memorandos, correspondências e textos impressos ou eletrônicos, que atualmente servem de fontes estratégicas de informação. O conjunto desses documentos na maioria das empresas é colocado em caixas e armários sem qualquer tratamento, por ali ficam anos e anos se deteriorando. Isto acaba contribuindo para a perda de informações que poderiam ser valiosas no futuro. Como forma de preservar essas informações, a gestão documental é uma ótima saída para as empresas, justamente por permitir que o acesso ás informações bem mais seja rápido e torna mais ágil as tomadas de decisões. Outra vantagem da gestão documental é a economia no tempo de busca do documento, que promove a eficiência e eficácia dos processos de negócio, além disso, ajuda na normalização, controle e fluxo de documentos no arquivo. Uma das funções do arquivo dentro das empresas é servir de instrumento de informação, oferecendo suporte para as futuras decisões. Mas gerenciar toda essa massa documental produzida pelas empresas requer instrumentos que facilitem a localização dos documentos. O uso do plano de classificação é uma dessas ferramentas, pois permite que os documentos de uma empresa sejam arranjados, através de códigos numéricos, conforme sua origem (quem produziu o documento), função (jurídica, fiscal, administrativa ou contábil). A classificação se destina aos documentos que tramitam pelos departamentos, sendo de uso corrente. No caso de documentos enviados aos arquivos permanentes, ou seja, aqueles que têm um caráter mais histórico e que devem ser preservados obedecem á um arranjo montados em fundos, série e subsérie ordenados hierarquicamente. Essa ordenação dos documentos em um arquivo é identificada de fichas ou rótulos que contenham o número de classificação ou ordenação do documento, data do documento, os assuntos ou tipo do documento e local de origem. As fichas ou rótulos que descrevem o documento ou o conjunto de documentos têm como objetivo permitir o acesso e a recuperação da informação por parte seus usuários. Já a tabela de temporalidade é outro instrumento que auxilia na guarda e eliminação dos documentos definindo os prazos de cada um deles. No caso das empresas a organização dos arquivos juntamente com um sistema eficiente de localização e recuperação de documentos economiza o tempo dos colaboradores, aumenta o desempenho das tarefas, eleva o nível das tomadas de decisões, além de gerar uma ambiente mais propicio ao compartilhamento de conhecimentos. O planejamento de arquivos no ambiente empresarial deve ser pensado estrategicamente, através de uma política documental baseada no fluxo, acesso, segurança, ciclo de vida e preservação dos documentos. A empresa que investi no planejamento e gestão documental está realmente preocupada com a qualidade de suas informações e sabe que elas podem gerar novos conhecimentos, que reflete diretamente em seu desempenho no mercado.  

As vantagens dos sistemas de captura de dados e informações em documentos na gestão dos processos de negócios

A ampliação dos limites da captura da informação para fornece uma experiência mais rica ao cliente, aumenta a eficiência e reduz o custo, assim as empresas obtém maior vantagem competitiva.

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No inicio a digitalização de documentos era uma atividade altamente centralizada, que exigia hardware e software especializados e de alto custo. Além disso, era um processo trabalhoso que exigia operadores altamente treinados para realizar a indexação manual de conteúdo, introduzir metadados para fazer o arquivamento de documentos. Ao longo dos anos, os scanners para a digitalização de documentos deram lugar a vários tipos de dispositivos mais econômicos e mais barato, tais como periféricos multifuncionais (MFPs) e scanners de rede. Os atuais softwares para gestão de documentos, que possuem um custo bem menor e os scanners de rede permitem que os trabalhadores de “Front-Office” capturar o conteúdo de sistemas de arquivos locais ou Microsoft SharePoint e MFPs podem digitalizar documentos e enviar e-mail a qualquer pessoa, dentro ou fora da organização. Também houve grandes avanços na tecnologia para extrair informações de documentos (sistemas automatizado, muitas vezes superior à precisão humana) diminuindo a necessidade de verificação especializada e de digitadores.  As primeiras operações de digitalização de documentos eram centralizada, ou seja, centros de serviços compartilhados criados dentro das próprias organizações.  Essas não estavam conectados com os processos de negócios que pretendiam servir. A captura de documento só era utilizada no final de um processo para obter a informação em um arquivo.  Dessa forma organizações não conseguiam perceber os benefícios da integração da captura de dados e informações ou mesmo a captura de documento nos processos de negócios. Atualmente, a valiosa informação contida no documento é usado como metadados para auxiliar na indexação e recuperação do documento arquivado.

O Desenvolvimento de uma estratégia coesa e eficaz para a captura de dados e informações existentes nos documentos que contemple a Gestão de Processo de Negócios (BPM) e o compartilhamento de infraestrutura não requer um investimento adicional tão elevado. A própria infraestrutura existente nas empresas, tais como: máquina de fax da MFP, scanner, smartphone, tablet e estação de trabalho em rede já traz em si um enorme potencial que pode ser explorado. Um Levantamento de todos os dispositivos que atualmente enviam, recebem, converte e transmite dados de negócios irá apontar onde os investimentos atuais podem ser mais bem implantado e integrado com o várias outras ferramentas de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM) e Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) em oposição à aquisição tecnologia adicional, que não permite a comunicação entre outras tecnologias, ou mesmo, uma troca eficiente de dados e informações.  Para perceber os benefícios de uma estratégia de captação BPM ativado, as organizações devem escolher uma plataforma que possa abraçar a captura de processos e cenários de intercâmbio de informações e que evolua com as necessidades das empresas, tanto na profundidade e largura. Muitas dessas ferramentas fornecem captura de dados e informações voltadas para a Gestão de Processos de Negócios (BPM) baseadas em plataformas que oferecem flexibilidade e escalabilidade. Hoje, a digitalização de documentos para armazenamento de arquivos juntamente com a gestão de conteúdo e BPM será a alternativa mais segura, contribuindo na redução de custos para o papel, gerando um bom retorno sobre o investimento (ROI). Talvez possa vir a ser utilizado amplamente no setor comercial. 

ECM Show 2012 em Belo Horizonte - novidades em gestão da informação

Foi realizado no dia 18 de abril pela primeira vez em Belo Horizonte o ECM Show Conference 2012, o maior congresso de gestão da informação e de documentação da America Latina. O congresso contou com a  presença de vários especialistas e empresários renomados das áreas de gestão da informação e do conhecimento, gerenciamento eletrônico de documentos (GED). Foram realizados palestras e estudos de casos sobre as inovações e soluções tecnológicas voltadas para o planejamento e organização de arquivos, documentos e também importantes conceitos teóricos  e práticas relacionados ao ciclo de vida, avaliação, classificação e indexação documental. A "cloud computing" foi um tema recorrente em quase todas apresentações como uma solução viável para as empresas que desejam implantar um projeto de gestão documental. Representantes de grandes empresas como Microsoft, Datafilme (KODAK), Montreal Informática, IBM e outras do setor que apresentaram novos produtos de hardware e software para o gerenciamento de informações, conteúdos , documentos e serviços. Outros temas como BPM aplicado na gestão de conteúdos empresariais, tratando principalmente da modelagem dos processos de negócios nos arquivos e setores de informação estratégica e TI das empresas como fonte de vantagem competitiva. 

O ponto alto do congresso foi o estudo de caso da COPASA, onde seus representantes mostraram como a empresa   modernizou seu setor de arquivos e documentos, através do uso de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), que permitiu a catalogação, indexação e acesso rápido e eficaz aos documentos, plantas e desenhos, ordem de serviços e até mesmo a contas do clientes colocadas em servidores em "nuvem" acessados através de login e senha. Com isso, a COPASA reduziu drasticamente o tempo na localização de documentos, outro ponto positivo foi à queda de  retrabalho feito pelos seus funcionários. O Compliance foi um assunto bastante discutido pelos palestrantes, justamente por que as empresas hoje em dia estão em busca de disciplinar as normas, regulamentações, políticas e diretrizes de seus processos de negócios para ampliar sua credibilidade perante aos clientes, fornecedores e funcionários. Realmente, o ECM Show Conference 2012 é uma grande oportunidade de aprendizagem e negócios para os profissionais que atuam na área de informação empresarial e gestão de documentos, permitindo que estes profissionais possam ver as novas tecnologias que se aplicam ao mundo da gestão da informação e utilizá-las como um meio para se obter competitividade no mercado. 

Obsolescência programada: o caos da produção

Este vídeo (link) mostra a verdadeira face do capitalismo selvagem, onde grandes corporações adotaram o conceito de "obsolescência programada" como forma de manipular a produção industrial  por meio da redução da vida útil dos produtos em função do aumento do consumo. Esse conceito de "obsolescência programada" que se inicia nos anos 20. Como exemplo, temos a indústria de lâmpadas, onde a vida útil diminui de 2500 horas para 1000 horas. Em meados dos anos 50 essa ideia de "obsolescência programada"  se fortalece em quase todos os nichos do mercado industrial norte americano e se espalha pelo resto do mundo, como forma de atender a enorme demanda de consumo e com produtos de menor qualidade, para que sejam trocados em média a cada cinco anos. Na era da tecnologia dos hardwares, softwares e internet a "obsolescência programada" se faz cada vez mais presente nas grandes empresas de TI, "Microchips", aparelhos de celulares e eletro-eletrônicos da qual o lema é produzir mais para vender mais, sendo que os produtos tenham uma vida de curta duração. No entanto o planeta é quem paga um preço alto para este modelo de produção, ao passo que o uso maximizado de matéria-primas no processo de fabril provocam enormes desiquilíbrios ambientais, além de gerar toneladas e toneladas de lixo que são nocivos a saúde humana. Portanto a "obsolescência programada" nunca foi superada, e sim ganhou outros nomes que em nada vai de encontro a ideias de sustentabilidade. Algumas empresas que se manifestam aliadas das boas práticas ambientais é por que tiveram por força da justiça a tomar uma conduta que minimamente fosse benéfica para a sociedade, do contrário continuariam impunemente a lesar e destruir o meio ambiente e continuar a colocar no mercado produtos de baixa qualidade. 

  Veja o vídeo neste link:  Obsolescência Programada  

A qualidade no treinamento de pessoas: a razão de ser do RH

As pessoas são a razão de ser de qualquer empresa, enfim são elas que detêm o conhecimento e criam um ambiente de aprendizado e inovação. Nesse caso as novas tecnologias de informação e comunicação atuam como uma ferramenta de trabalho para que as pessoas possam desempenhar de forma eficiente e eficaz suas atividades. No entanto, trazer um novo colaborador competente e com habilidades que gerem vantagem competitiva para empresa tornou-se uma tarefa estratégica para os diretores, gerentes e especialistas dos departamentos de recursos humanos (RH). Outro ponto de grande importância nos departamentos de recursos humanos (RH) são os programas de treinamento que tem como objetivo fazer o colaborador conhecer as regras, rotinas e a cultura da empresa. Além disso, a capacitação profissional permite que o colaborador tenha uma visão mais ampla dos processos de produção da empresa no todo. O princípio da qualidade no treinamento das pessoas é justamente adequar e aprimorar as competências, habilidades e conhecimentos dos colaboradores focando os objetivos e estratégias das empresas no mercado. Os processos, modelos e padrões de produção com o advento da tecnologia modificou-se de forma intensa, sendo que atualmente exige-se um maior nível de conhecimento e que a aprendizagem seja um ciclo contínuo por parte de todos integrantes da equipe na empresa. A qualidade do treinamento deve ser o fator primordial para os recursos humanos, pois capacitar às pessoas vai além da competitividade, é uma maneira de gerar riquezas através da troca de informações e de ascensão profissional. No treinamento dos colaboradores de uma equipe devem ser avaliadas as habilidades técnicas, as atitudes de cada indivíduo, a relação entre conhecimento tácito e explícito, que permitirá identificar nos participantes a capacidade de liderança, índice de motivação com as atividades e tarefas, às insatisfações ou satisfações com ambiente de trabalho.  A eficácia do treinamento está na avaliação, pois a avaliação é que vai indicar se os objetivos do treinamento foram ou não alcançados. As novas tecnologias de informação têm sido grandes aliadas do treinamento e aprendizagem nas empresas, com as plataformas de ensino à distância (EAD) os colaboradores e equipes podem ter acesso rápido a cursos e treinamento sem precisar sair de seu ambiente de trabalho. Mas para que esse modelo de EAD tenha sucesso nas empresas os diretores, gerentes e especialistas de RH precisam monitorar e avaliá-los constantemente, além de incentivar sua utilização pelos colaboradores.  De maneira tradicional ou através do uso da Tecnologia do EAD, o treinamento de pessoal deve estar dentro do processo de qualidade total e buscar a certificação especifica ISO: 10015, cujo objetivo é alcançar um melhor desempenho estratégico, visando aumento de produtividade, diminuição de acidentes, absenteísmo, custos e rotatividade do pessoal. 

Inovação e conhecimento - palavra de ordem na TI verde

A inovação e o conhecimento são conceitos que estão intimamente ligados ao crescimento tecnológico das empresas e desenvolvimento social, econômico de uma região. No entanto, toda inovação traz consigo um grande impacto positivo ou negativo para sociedade e também para o meio ambiente.  Muitas empresas têm demonstrado uma enorme preocupação com uso dos recursos naturais, pautados na ideia da sustentabilidade. Sendo esse um conceito que visa o uso consciente dos recursos naturais no presente, sem comprometé-los a geração futura.  A Tecnologia da Informação Verde ou TI verde é um termo que as empresas de tecnologia adotaram para descrever seus projetos e iniciativas ligados a sustentabilidade. A inovação tecnológica proveniente das trocas de conhecimentos explícitos e tácitos é o principal meio para o desenvolvimento de projetos de TI verde. Mas enfim o que são os projetos de TI verde? Poderíamos afirmar que são aqueles projetos que visam a “virtualização” de servidores, através da “cloud computing” justamente pelo fato da “nuvem” contribuir para diminuição dos custos compartilhamento e acesso de informações. A virtualização reduz o numero de hardwares, sendo que todas as informações e documentos encontram na rede, isso contribui diretamente na diminuição dos gastos de energia e no uso de matéria-prima poluente para a fabricação de equipamentos. Diferentemente da virtualização, muitas outras empresas de tecnologia vem adotando novas soluções de TI verde, tais como: criação de sistemas de monitoramento de data centers, gestão de mudanças de hábitos, Infraestrutura para trabalho remoto, adoção de políticas de gestão de energia. Mas o sucesso da TI verde nas empresas vai depender exclusivamente de seus colaboradores. Os diretores, gerentes, líderes e os profissionais de TI precisarão compreender como esses projetos de TI verde podem afetar ou beneficiar a imagem da empresa perante a sociedade.  A TI verde é algo novo que vem tentar solucionar os antigos problemas ecológicos e parece não ser apenas mais um modismo acadêmico. Ao passo que as empresas estão enxergando que a adoção de um projeto TI verde podem trazer benefícios econômicos, sociais e ambientais ao mundo.  

Convergência de gerações: o grande lance nas empresas

Antigamente vivíamos o conflito entre gerações, situação que também atingia as empresas, onde a diferença de idade se mostrava nos cargos e salários, geralmente diretores e gerentes eram mais velhos, devida sua grande experiência. Atualmente esse conflito entre os “velhos” e jovens no ambiente de trabalho já não é assim tão conflituoso, sendo que as diferenças de gerações tornaram-se uma condição para troca de conhecimento e aprendizagem. Cada geração tem em si características próprias que ajudam as empresas no seu desenvolvimento e inovação.  Portanto essas diferenças de idade entre os colaboradores é um elemento importante para que o compartilhamento de informações ocorra nos departamentos estimulando novos conhecimentos, que consequentemente leva à vantagem competitiva. Assim como foi criado o conceito de convergência tecnológica, onde toda a tecnologia presente na rede internet, na telefonia, nos hardwares e softwares passou a se concentrar numa ideia de plataforma unificada, ou seja, num único “aparelho”, poderia se pensar no novo conceito de “convergência de gerações” na qual as diferenças de idades sirvam para o crescimento profissional ou mesmo pessoal, através das trocas de experiências. Hoje vivenciamos no mundo corporativo três tipos de gerações que são: Os “Baby Boomers” (o termo se deve a grande explosão populacional nas grandes cidades) que são aqueles profissionais nascidos no final década de 40, que viveram grandes dificuldades financeiras e incertezas em relação ao mundo. Os “Babys Boomers” são mais avessos as mudanças, no entanto criaram novas marcas e produtos que estão consolidados no mercado, hoje a maioria está perto de se aposentarem ou já estão aposentados.  Na geração X englobam-se os profissionais na casa dos 35 aos 50 anos preferem o trabalho mais informal atuando como consultores justamente para manter o equilíbrio com a vida profissional. Muitas pessoas dessa geração X viveram o inicio da revolução tecnológica, tornando-se adeptos dos aparelhos eletrônicos. No auge da evolução da tecnologia é que aparece a geração Y (jovens nascidos no final da década de 70 até o ano 2000). Pois estes vivem a diversidade tecnológica e ao mesmo tempo os excessos informacionais provocado pela rapidez da internet e pelos “games” presentes na maioria dos celulares e computadores. As avalanches de informação existente nas mídias contribuíram para que essa geração Y tornasse naturalmente imediatista e impaciente. No mundo do trabalho a geração Y é motivada pela competência, habilidade e criatividade, não aceitando muito bem a hierarquização de cargos e funções, talvez isso explique sua posição otimista e o engajamento com as causas sociais e o compromisso com as ideias ecológicas. O encontro dessas três gerações é um fato real dentro de qualquer empresa, portanto os conflitos são inevitáveis. Por outro lado, se extrairmos a capacidade profissional de cada uma dessas gerações, certamente teremos um ambiente de trabalho cujo ciclo de aprendizagem será muito mais amplo. Em relação ao espaço para as trocas de informações e conhecimentos revela que a “convergência de gerações” assume um papel preponderante tanto nos planos estratégicos, quanto nos planos táticos e operacionais das empresas. Pois a aquisição de novos conhecimentos trazidos pelos colaboradores de qualquer uma dessas gerações nas reuniões, workshops, sessão de brainstorming passam a serem elementos fundamentais para o crescimento de qualquer empresa no mercado.  Enfim “convergir” é o verbo atual que faz a grande diferença no mundo dos negócios. 

As redes empresariais como fator de mudança local

Ao contrário das redes sociais, as redes empresariais ou organizacionais se configuram num espaço geográfico ou setorial de maior proximidade, fazendo com que seus laços se tornem mais fortes e duradouros. Essas redes empresariais têm como característica a aglomeração de micro e pequenas empresas ou organizações cooperativas que aproveitam a capacidade produtiva da região onde se instalam, criando pequenos pólos de produção específicos denominados Arranjos Produtivos Locais (APLs) que geralmente cria um vínculo com os habitantes tornando os capazes de desenvolver atividades num determinado segmento de mercado. Os estudos e pesquisas voltados para o desenvolvimento das APLs têm como objetivo entender como essas redes empresariais se estrutura diante do mercado globalizado, cada vez mais competitivo e dotado de alta tecnologia. Temos de pensar que antes da tecnologia, as empresas, instituições, ONGs ou Cooperativas em geral são dotadas de pessoas com diferentes conhecimentos, habilidades, desejos, motivação, criatividade e capacidade de decisão é que permite a intensa troca de informação e aprendizagem contínua dos colaboradores. A própria necessidade faz com que as pessoas busquem qualificações para se desenvolverem profissionalmente e com as “micros” e pequenas empresas aglomeradas em pequenas localidades não é diferente. Pois elas também buscam maior competitividade no mercado, apesar da baixa capacidade gerencial e tecnológica. No entanto, para se tornarem mais eficientes e elevar o desempenho gerencial, tecnológico e as tomadas de decisões, os arranjos produtivos vêem nas redes um modo de aproximar-se da sociedade, mercado consumidor, poder público e ao mesmo tempo promover ações de cooperação, baseada na gestão coletiva que gera conhecimento e fortes laços de negócio. Então, podemos afirmar que teoricamente essas redes empresariais envolvem uma diversidade de atores alinhados com a realidade local, focado no planejamento e estratégias que visam o conhecimento e a aprendizagem. Dessa forma, os arranjos produtivos locais procuram estabelecer certas interações que provoquem fortes impactos sociais e econômicos, sem destruir os valores culturais da localidade onde se encontra os APLs.       

Organizando o excesso informacional nas empresas

O termo “explosão da informacional” é parte de um conceito bastante atual no mundo moderno, que significa um excesso na produção de informação através da Internet (Sites, Blogs, Wikis), TVs, jornais, revistas eletrônica ou impressa.  Essa “explosão informacional” gera nas pessoas uma enorme dificuldade de filtrar e absorver quais informações são realmente importantes para o seu uso no trabalho. A informação é um conteúdo vital para a geração de conhecimento. Portanto gerenciar a informação nas empresas e criar novos conhecimentos. Como as empresas podem fazer a gestão da informação no ambiente de trabalho? Primeiramente temos que pensar que qualquer organização hoje em dia é dotada de pessoas (colaboradores, fornecedores e clientes), infraestrutura tecnológica (softwares, hardwares, redes), além de regras, rotinas, missão e objetivos que perfazem a cultura organizacional. O conjunto destes elementos é bastante complexo no mundo dos negócios e influenciam diretamente na competitividade. No entanto a maioria das informações utilizadas ou geradas pelas empresas se perde justamente por encontrar-se desorganizada, que reflete em altos custos, no re-trabalho ou na perda de tempo. Estes problemas de informação podem ser vistos claramente na duplicação, desaparecimento, vazamento de documentos (contratos, registros, projetos, relatórios, fichas de funcionários, comunicados, etc.), arquivo físico em péssimas condições, problemas tecnológicos de hardware e software e também a falta ou erro de comunicação entre os colaboradores. As empresas para obterem um diferencial competitivo no mercado precisam a controlar melhor a entrada e saída de informações através de um do planejamento estratégico da informação focado no gerenciamento e no uso de ferramentas tecnológicas, que sejam efetivas neste processo de gestão da informação. A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um bom exemplo, por que permite que os documentos impressos passem por um processo de seleção, averiguação, organização, limpeza e descarte (em caso de duplicatas ou danos) antes de serem digitalizados. Após a digitalização o documento estará disponível em mídia ou na rede (com acesso restrito ou não dependendo de sua confidencialidade).   A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) prova que as empresas estão muito interessadas em manter suas informações organizadas e acessíveis aos colaboradores. Isso demonstra uma grande mudança cultural no ambiente organizacional que melhora as tomadas de decisões, além de ampliar as relações com os colaboradores, fornecedores e clientes. O GED ou qualquer outra ferramenta de gestão de informação é um forte aliado contra o excesso informacional, devido ao fato delas servirem de apoio na busca, na organização e uso das informações externas ou internas.  

A tela que nos emburrece a cada dia

Meus caros leitores a que ponto chegamos neste nosso grande país tupiniquim, como se não bastasse a corrupção, as mentiras e falcatruas vindas do cenário político, agora somos bombardeados com a desastrosa ações que ocorrem na mídia televisiva.  Além de termos que aturar uma grade de programação composta por lixo que inundam nossos dias e noites a frente, ainda somos obrigado a ler jornais, revistas impressos ou na internet boletins desagradáveis sobre os fatos que ocorrem nestes programas de TV. Estamos cansados de saber que a televisão aberta não apresenta um modelo de programação atraente, com um bom conteúdo intelectual, mas de algumas décadas para cá o formato tem piorado muito, assim como a música brasileira. O que vemos são imagens degradantes de programas que insultam a inteligência das pessoas, perpassando pelo mesquinho e ridículo, onde se valorizam apenas pernas, seios e bundas em detrimento do pensamento, das ideias e do conhecimento. Estou falando isto para mostrar minha indignação com a mídia brasileira que só nos entregam mentiras e meias verdades em seus telejornais sensacionalistas dotados de sangue alheio e assumindo  inapropriadamente a função de juiz, juri e promotor, sem direito a apelação ou defesa. A maioria desses enlatados e formatados nos padrões nacionais com apoio de grandes grupos empresariais criam um verdadeiro espetáculo, que iludem as pessoas através de cenas hedonistas, baixarias, uso de expressões chulas e incitação  sexual. Tudo isso está presente nos lares dos telespectadores e são assistidos também por crianças e adolescentes. Agora me pergunto, que formação terá uma criança ou um jovem exposto a tal tipo de programação? sendo que ainda eles estão em formação do seu caráter e amadurecimento sexual. Um fato ocorrido esses dias é a prova de que certos programas de TV deveriam ser banidos da grade de programação, onde uma jovem que participa de um reality show acusa um rapaz de te-lá estuprado. Tal ocorrido foi um prato cheio para a mídia nacional e internacional, então, além de se assistir a tal reality show, somos massacrados como os noticiários sobre a repercussão deste caso por outro "talk show" e telejornais  oportunistas. Parece que a mídia televisiva perdeu sua capacidade criativa ou será que é a sociedade que se preza a ver o lixo do lixo.  Como já dizia a excelente letra da  música do titãs "a televisão me deixou burro, burro demais....". Enquanto nas salas das casas ocupam-se todos os sofás, infelizmente as bibliotecas vão ficando as moscas, assim somos manipulados a cada dia por aqueles que mostram sua boca sorridente, numa propaganda que promete que seu dia será lindo e feliz.   

O novo mundo do Trabalho

O mundo do trabalho passou por grandes mudanças em meados do século XX com advento das novas teorias sociológicas, econômicas, culturais e antropológicas que contribuiu muito para formação intelectual da classe trabalhadora, além da consolidação das leis trabalhista e o fortalecimento das associações profissionais e sindicatos. Mas foi no final do século XX e início do  XXI que as transformações nas relações de trabalho ficaram mais intensas, principalmente com o avanço das novas tecnologias de informação que trouxe uma nova geração de colaboradores cada vez mais conectados, que executam suas tarefas remotamente, ou seja, o escritório não é mais um lugar físico, e sim virtual. Essas tecnologias, tais como a "Cloud Computing" que se baseia em ferramentas que proporcionam a flexibilidade, mobilidade, colaboratividade criam dentro das empresas um novo paradigma, a qual não é preciso mais investir em grandes estruturas funcionais e departamentais, e sim "pequenas células" que permitam maior autonomia e interação entre os colaboradores, clientes e fornecedores. Uma grande vantagem dessas "pequenas células" é que os colaboradores executam suas tarefas com maior agilidade, melhor desempenho e mais liberdade, pelo fato de não estarem preso a um local, horário de trabalho.       

O novo modelo das relações de trabalho focado na tecnologia, que também se pauta na agilidade, desempenho e liberdade procuram integrar as habilidades e capacidades técnicas, gerenciais/ administrativas e comportamentais dos colaboradores, sendo que a habilidade técnica é vista como um fator básico para que as pessoas possam atender as necessidades de qualquer empresa. No entanto, a capacidade gerencial vai depender do alto nível de conhecimento e da aprendizagem, que deve ser contínua. O aspecto comportamental é que vai definir a continuidade do colaborador na empresa, se ele é capaz de agregar a cultura, as regras, a rotina. No atual modelo, esses aspectos não são mais vistos de forma separada, mas em conjunto, o ideal é que cada colaborador tenha domine o conhecimento técnico de sua área, possa ser capaz de tomar decisão de maneira autônoma e possua um comportamento condizente com as condutas da empresa.  

Esses aspectos citados anteriormente é fundamental nas novas relações de trabalho, por que estimulam o trabalho em equipe. Para que as tarefas, os projetos  sejam de fato realizados dentro de um cronograma , com a maior clareza e eficácia a equipe deve estabelecer alguns pontos importantes a serem considerados (ver a figura ao lado):

1. papéis claros;
2. compromisso com a meta;
3. decisões por consenso; 
4. reconhecimento dos esforços de cada membro;
5. auto-avaliação periódica;
6. suporte a coordenação; 
7. abertura de novas ideias; 
8. meta clara; 

Nas novas relações de trabalho cada um desse itens permite que o colaborador exerça sua autonomia nas realização de tarefas, além de trazer para a equipe toda sua capacidade técnica e gerencial. Ao atingir o aspecto comportamental adequado ele é torna-se capaz de ser um líder de sua equipe, justamente por compreender as necessidades de cada membro e avaliar as ideias que lhe são propostas. As equipes de trabalho não precisam mais estar fisicamente presente num espaço, as reuniões, sessões de brainstorming, coaching e encontros se fazem sob uma liderança virtual, onde as propostas são por videoconferência, chat ou e.mail. As empresas devem enxergar estes espaços virtuais como um novo local de trabalho das equipes e da mesma forma se atentarem para as estratégias, processos, organização e tecnologias como modelo de vantagem competitiva.   

      

O uso das redes sociais nas empresas

Cada vez mais as redes sociais estão presentes em nossas vidas, seja para conhecermos alguém, apresentar nossas opiniões, sugestões e insatisfações políticas e sociais. Mas as redes sociais foram além disso e começaram a exercer um papel preponderante dentro das empresas. Como ferramenta de marketing as redes sociais auxiliam na propagação de produtos e serviços, sendo que os Blogs, Sites de relacionamento, Wikis aglomeram milhões de pessoas em todo mundo. Através do perfil de cada pessoa ou grupo de pessoas é possível traçar seus gostos e preferências e assim criar uma campanha direcionada, outra forma de tornar as redes sociais mais rentável é o uso de propaganda em suas páginas. Na verdade as redes sociais representam   um novo paradigma publicitário, que não veio substituir as antigas formas de se fazer publicidade, tais como: radio, TV, Outdoors, jornais, revistas impressas e outros. A relação produto e cliente nas redes sociais segue o mesmo modelo das outras mídias, que se baseia na oferta e procura pautado no custo x benefício e no 4 Ps (produto, preço, promoção, praça (ponto de venda) porém com muito mais agilidade e eficiência. Aqui falamos um pouco da redes sociais como uma ferramenta essencial para as empresas obterem maior competitividade no mercado, além de servir como instrumento para melhorar a imagem das organizações perante a sociedade. Mas como fica a relação entre os funcionários e as redes sociais nas empresas? proibir ou não proibir o uso delas no ambiente de trabalho? essa é uma questão bastante delicada, que vai depender da decisão dos diretores e gerentes. Os diretores e gerentes podem aceitar ou não que seus colaboradores utilizem as redes sociais, dependendo das vantagens oferecidas e o grau de conhecimento que os "chefes" tem a cerca destas ferramentas. Portanto, um gerente que domina muito bem as redes sociais, provavelmente permitirá seu uso pelos funcionários com menor restrição, ao contrário daquele que não detém o conhecimento  das redes. Independente da liderança dominar ou não a redes sociais é preciso criar regras na sua utilização, justamente para evitar o comprometimento da produtividade, assim estabelecer regras escritas e disseminadas quanto ao tempo de uso. Outro caminho é conversar com os colaboradores que passam muito nas redes sociais mostrando-lhe o quanto isso poder ser prejudicial sua produtividade. Então, a empresa, os diretores, os gerentes devem sim fazer uso das redes sociais, por que é uma poderosa ferramenta de trabalho para alavancar os negócios e conquistar novos clientes, mas que no ambiente interno precisa ser monitorada e com regras estabelecidas, por que o mau uso pelos colaboradores pode atingir a imagem de qualquer empresa.                 

Gestão documental em prontuários médicos

Os prontuários médicos são documentos de grande importância em hospitais, clínicas ou mesmo em faculdades de medicina, pois fornecem informações a respeito dos pacientes, sendo utilizados como prova ou pesquisa para futuros estudos de caso sobre doenças raras, servido assim a literatura médica presente em artigos de revistas, dissertações e teses. Assim como os processos judiciais, documentos administrativos e contábeis de empresas públicas ou privadas, os prontuários médicos também obedecem a legislação arquivística, devem ser arquivados de forma correta e respeitar os prazos de guarda estipulados pela tabela de temporalidade na área de saúde, deve ser preservado por aproximadamente 20 anos. O arquivamento dos prontuários médicos é realizado da mesma forma que os outros documentos e segue aos critérios:

1. Desmembramento das páginas;
2. Se necessário, fazer a limpeza, remoção de grampos, clips, fitas adesivas existentes nas páginas ou grupos de páginas do documento;
3. No caso de páginas danificadas, se possível fazer os devidos remendos;
4. Fazer a seleção e ordenação das páginas geralmente por data decrescente;
5. Classificação dos prontuários médicos através de sistemas de classificação permitirá a futura identificação, localização e consulta do documento;
6. A guarda do documento em caixas de arquivos devidamente rotulada e com identificação por: código de localização, nome da instituição, data de entrada, palavras-chave e a descrição do conteúdo;
7. A indexação dos prontuários médicos consiste no registro das principais informações contidas no documento, tais informações são armazenadas num sistema de informações e podem ser recuperadas pelo usuário a qualquer tempo.

Apresentamos aqui os principais critérios de arquivamento para o modelo impresso dos prontuários médicos, que também se aplica a outros tipos documentais. No entanto, os prontuários médicos ao contrário dos processos judiciais ou documentos contábeis quando digitalizados não podem ser descartados sua versão impressa, ou seja, o prontuário médico impresso deve conviver com o modelo digital. A razão de se manter a versão impressa, sob o ponto de vista da classe médica é a confiabilidade e poder probatório do documento. Mas a tendência natural é o acesso ao documento de forma eficiente e rápida por meio da digitalização, que tem como vantagem a economia de espaço físico, devido a redução da pilhas de papéis, que a médio prazo gera uma enorme queda nos custos operacionais. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) aplicado em prontuários médicos reflete diretamente no meio ambiente, com a diminuição na devastação das florestas, poluição de rios e emissão de gases poluentes provenientes das indústrias de celulose. a digitalização de documentos tem como objetivo, não só prover o acesso simultâneo, mas também um caráter ecológico pautado na sustentabilidade.

Creio que em pouco tempo a legislação arquivística, que certamente é de interesse dos conselhos de medicina, reconhecerá o prontuário médico digital como documento oficial e de caráter probatório, deixando plenamente o uso da versão impressa de lado. Enquanto isto não ocorre, manter estes documentos organizados fisicamente nos arquivos é a melhor forma de acessá-los.

Arquivos: a informação dentro da empresas - parte II

Na primeira parte deste artigo presentei alguns aspectos da informação como elemento para o crescimento e competitividade das empresas no mundo globalizado. Agora será mostrado o uso prático da informação estruturada presentes nos documentos de arquivos. As empresas ao longo do tempo vão produzindo e acumulando documentos que comprovam a sua existência e de suas atividades. Denominamos o conjunto desses documentos de arquivo. No entanto a maioria desses documentos são alocados em armários, prateleiras ou em depósitos de qualquer maneira dentro de pastas ou caixas e ali ficam por anos e anos expostos à umidade, ao calor, à poeira e sujeito à pragas (ratos, baratas, traças). Inclui-se nesse rol de destruição documental o próprio desgaste material, no caso do papel em contato com a tinta provocam reações químicas que podem destruir o documento. A criação de políticas de conservação dos documentos de arquivos são essenciais para preservar e manter as informações circulando dentro das organizações. Uma outra forma de tornar os documentos sempre vivos dentro das empresas é utilizar o processo de digitalização de arquivos, por meio da microfilmagem ou GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Na microfilmagem, os documentos são reproduzidos em filme, através de equipamentos fotográficos ou eletrônicos em formato reduzido. O microfilme garante um durabilidade de até 500 anos, permitindo a substituição do original conforme a legislação. Já o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um novo conceito em preservação documental que se pauta no uso da tecnologia da informação como instrumento de organização arquivística. O GED vai além da simples "scannerização" do documento e sua guarda imagética em HDs, Pen Drives, CDs ou DVDs, englobando novos conceitos de classificação, indexação, armazenamento e acesso de informação através da internet ou intranet. O GED como uns dos elementos que compõem a gestão de documentos também obedecem aos planos de classificação e da tabela de temporalidade, mas num amplo espectro tecnológico que facilita bem mais a busca e recuperação da informação. Percebemos assim o que importa não é o meio a qual o documento se apresenta, e sim a informação contida nele. O GED permite que vários usuários devidamente autorizados tenham acesso simultâneo ao mesmo documento e com muito mais rapidez e eficiência. Na verdade esses documentos podem estar disponíveis nas "nuvens", que é um novo conceito da computação, cujo objetivo é colocar as informações em servidores virtuais descentralizados e acessíveis remotamente. Mas ainda os paradigmas anteriores prevalecerão no mundo da arquivística, os planos de classificação e tabela de temporalidade permanecerão como instrumentos de classificação, indexação e organização documental, pois sem eles o trabalho de planejamento de arquivos torna-se impossível de ser realizado. São estas ferramentas que norteará o destino, a qualidade dos arquivos e das atividades cotidianas proporcionadas por ele.

Arquivos: a informação dentro da empresas - parte I

A informação é a roda gigante que move esse novo mundo, nações emergentes como Brasil, Russia, Índia e china (BRIC) crescem a olhos vistos, abastecendo o mundo como seus produtos. No entanto o nível tecnológico desses países ainda são bem inferiores aos EUA, Europa e Japão. Mas economicamente estas nações ultrapassam muitos países desenvolvidos. Nesse breve artigo, o nosso interesse não é fazer um estudo de macroeconomia e nem avaliar estatisticamente os indicadores sociais. Só citei estas linhas anteriores para mostrar que a informação está presente em menor ou maior grau no mundo atual e que também depende das questões culturais, sociais e econômicas. O fato é que vivemos a sociedade da informação pautada na trocas de dados, informações e conhecimentos, que atuam como bens intangíveis e de alto valor agregado, principalmente nas empresas. As organizações produzem e utilizam informações continuamente, como elemento para as melhores práticas no intuito de atingir uma lato grau de competitividade no mercado. A informação não possui nacionalidade, pois é ubíqua, pode ser levada de uma canto ao outro. Essa ubiquidade é que permite as empresas usá-la como moeda de alto valor agregado. Mas então, como organizar, gerenciar e reter essa informação dentro das organizações. Podemos analisar da seguinte forma: quem produz informações numa empresa são as pessoas (colaboradores ou funcionários) através das rotinas, regras, trocas de comunicação, sessões de Brianstorm, ou seja, a criatividade e técnicas permitem que as informações adentrem os corredores das empresas, isto gera conhecimento e se reverte em lucro. Portanto, essas informações devem ser estruturadas, para que no futuro seja devidamente encontrada e aplicada se necessário. Mas como estruturar esse cabedal de informações que as empresas criam e utilizam no seu dia a dia. Na verdade toda empresa ao longo do tempo criam arquivos de documentos, neles são colocados papeis e mais papeis: relatórios, fichas de fornecedores, projetos, lista de clientes, cadastro de funcionários, manuais técnicos, enfim documentos que não acabam mais, estes documentos é que formam o conjunto de informações da empresa. Sendo que a maioria destes documentos serão destinados a um arquivo e lá será esquecido. Este descaso com os documentos geram ônus a empresa, tanto econômico, quanto nas tarefas, gerando o retrabalho. Organizar a informação de uma empresa é nada mais nada menos do que zelar pelo o arquivo existente, tudo aquilo que ela produziu em termos de conhecimento. No entanto nota-se que a maioria das organizações não querem investir num departamento ou setor de arquivo. mas as que investem notam o retorno financeiro, por que sabem que no arquivo encontrarão respostas para aquele projeto que foi iniciado, terão acesso aos antigos colaboradores e terão agilidade para responder aos processos judiciais que venham a sofrer, além de estar em dia com fisco. Até aqui definimos apenas a importância da informação como um elemento essencial na vida das empresas. Na segunda parte deste artigo irei abordar os aspectos técnicos dos arquivos e documentos empresariais, que envolve a metodologia, planejamento e organização, plano de classificação, indexação, digitalização de documentos, tipos de arquivos, tabela de temporalidade, sistemas de localização de busca de documento e o uso da TI no processo de organização de arquivos.

Opinião: mundo com ele é

Em uma entrevista dada à rede de TV BBC, o cineasta norte americano Michael Moore critica o capitalismo atual, dizendo que é um modelo econômico nefasto, portanto deve ser extinto. Suas observações são totalmente válidas, por que realmente o modelo capitalista gera uma sociedade de exclusão, cuja maioria dos habitantes deste planeta vivem numa situação de miséria extrema, basta vermos os noticiários sobre a Africa, América Latina e alguns países da Asia. Enquanto uma pequena parcela detêm quase metade de toda riqueza produzida no planeta. Nesse caso vou além das colocações do cineasta, apontando que o capitalismo gera não só desigualdades sociais e econômicas. Pois grande parte das mudanças ocorridas na paisagem (em decorrência da destruição e poluição ambiental), no sistema climático (excesso e escassez de chuva) é causado pelo poder do mercado capitalista. Uma das propostas apresentadas é a manifestação massiva das pessoas nos principais centros financeiros do mundo. vejam o vídeo: http://goo.gl/zWvGm.

O problema da gestão de arquivos

A gestão eletrônica de documentos (GED) seria o melhor caminho para o planejamento e organização documental, sem contar que facilitaria muito a vida do cidadão na hora de fazer valer o principio de "habeas data"ou seja o direito a informação. Além dos aspectos estruturais como: eficiência, rapidez e queda na burocracia. A implantação de sistemas de busca de documento permite que os documentos devidamente indexados sejam localizados de forma rápida e segura. Mas existe uma legislação arcaica, pautada em paradigmas um tanto ultrapassado, que infelizmente trava o bom funcionamento de todo sistema de gestão documental. Essa legislação preconiza a guarda da massa documental no formato impresso por anos ou até séculos, por ainda não entender que o formato digital é seguro ou legítimo. Os entraves legais em relação ao GED ainda é uma realidade na maioria dos órgãos públicos, assim os projetos e serviços de digitalização realizados nestes órgãos acabam sendo apenas um trabalho de duplicação documental, sendo que a versão em papel ainda vai estar presente dentro das pastas suspensas ou nas "caixas-box". Uma outra versão que muitas instituições públicas colocam para não realizar projetos de digitalização se pauta na falta de verba, alegando que não há orçamento. No entanto muitas instituições estão se abrindo para a modernidade, principalmente os órgãos do poder judiciário, que perceberam na digitalização de documentos uma forma responder as necessidades dos seus usuários, oferecendo a possibilidade de consultar e acompanhar os processos na versão digital. Com isso ganha a sociedade que passa a ter um serviço público de qualidade, as próprias instituições que se tornam mais eficazes em suas práticas. Pois a tecnologia aplicada no GED seria o caminho ideal para os problemas arquivísticos, no entanto depende de várias circunstâncias, que começa pela própria legislação relativa ao arquivos e pode se dizer que termina nos interesses políticos.